Dans Primavera P6, un layout est une mise en page enregistrée de la vue des activités (Activities). Il mémorise ce que vous affichez et comment vous l'organisez : les colonnes visibles, le groupement, le tri, le filtre actif, la séparation entre tableau et diagramme de Gantt, et la mise en forme des barres.

L'intérêt est simple : un planning de 80 activités ne se regarde pas de la même manière selon qu'on est planner, conducteur de travaux ou directeur. Plutôt que de tout reconfigurer à chaque fois, vous créez plusieurs layouts et vous basculez de l'un à l'autre.

On accède aux layouts par la barre d'outils de la vue Activities, via le menu View > Layout (puis Open, Save, Save As). Un layout peut rester privé (pour vous) ou être partagé selon les droits de la base. Le réflexe à prendre : nommer clairement chaque layout (« Suivi mensuel atelier », « Vue direction », « Détail équipe montage ») pour les retrouver.

Les colonnes sont la moitié gauche de la vue Activities. On les ajoute, retire et réordonne via le menu View > Columns. P6 propose des dizaines de champs : la difficulté n'est pas d'en afficher beaucoup, c'est d'afficher les bons.

Pour un suivi de planning courant, un socle de colonnes suffit :

Le principe : une colonne par question que se pose le lecteur. Si une colonne ne sert à personne dans la salle, on la retire. Un tableau de 25 colonnes est aussi illisible qu'un Gantt de 800 lignes.

Le groupement (Group & Sort, accessible par le menu View > Group and Sort) range les activités en bandes par un critère commun, avec des sous-totaux par bande. C'est ce qui transforme une liste plate de 80 lignes en une structure lisible.

Les groupements les plus utiles sur un planning d'atelier :

• Par WBS : les activités se rangent sous leur lot de la structure de découpage (préparation, approvisionnement, montage, essais…). C'est le groupement de référence pour suivre l'avancement par phase.
• Par responsable : on regroupe par ressource ou par responsable d'activité pour voir qui porte quoi.
• Par phase ou par code d'activité : si vous avez défini des codes (Activity Codes), on peut grouper par phase, par zone de l'atelier, par corps de métier.

Le tri ordonne les activités à l'intérieur de chaque bande — le plus souvent par date de début, parfois par Total Float croissant pour faire remonter les activités critiques en haut.

Bien groupé, un planning se lit comme un sommaire : on déplie la bande qui intéresse, on replie le reste.

Un filtre (menu View > Filters) masque temporairement les activités qui ne répondent pas à un critère. Le planning ne change pas — vous en cachez seulement une partie pour vous concentrer. P6 fournit des filtres prédéfinis et permet d'en créer des personnalisés.

Les trois filtres qui servent presque chaque semaine :

• Chemin critique : afficher uniquement les activités dont la marge totale (Total Float) est nulle ou négative. C'est la vue « ce qui ne doit pas glisser ».
• Activités en retard : afficher celles dont la fin réelle ou prévue dépasse la baseline, ou dont l'avancement est en dessous de l'attendu. La vue « où ça coince ».
• Période courante : afficher les activités qui démarrent ou se déroulent dans le mois en cours. La vue « ce qu'on fait maintenant ».

On peut combiner plusieurs filtres (les activités critiques et du mois en cours). Le réflexe : un filtre = une question. Avant chaque réunion, on se demande « qu'est-ce que je veux montrer ? » et on choisit le filtre en conséquence.

La moitié droite de la vue Activities est le diagramme de Gantt : chaque activité y est représentée par une barre dont la longueur correspond à sa durée et la position à ses dates. C'est la partie « parlante » du planning, celle qu'on projette en réunion.

La mise en forme des barres se règle via le menu View > Bars. On y choisit quelles barres afficher et comment :

• Barres planifiées (current) : le planning tel qu'il est calculé aujourd'hui.
• Barres de baseline : la référence figée au démarrage. Les afficher en parallèle des barres réelles permet de voir le glissement d'un coup d'œil : si la barre actuelle dépasse à droite la barre de baseline, l'activité a pris du retard.
• Jalons : représentés par des losanges, ils marquent les dates clés (réception, livraison, mise en service).

On peut aussi colorer les barres du chemin critique en rouge pour qu'elles sautent aux yeux. Une bonne mise en forme de barres raconte l'histoire du planning sans qu'on ait besoin de lire le tableau.

Au-delà de la vue à l'écran, P6 produit des rapports : des documents structurés à diffuser ou imprimer. Le point d'entrée pour un débutant est l'assistant de rapport (Report Wizard), accessible depuis le menu Tools > Reports. En principe, il vous guide pas à pas : choix du sujet (activités, ressources…), des colonnes, du groupement et des filtres, puis génération.

Le réflexe efficace : un rapport reprend souvent la logique d'un layout (mêmes colonnes, même groupement, même filtre). Si vous avez déjà construit un bon layout « suivi mensuel atelier », vous tenez la base de votre rapport mensuel.

Pour une diffusion ponctuelle, beaucoup de planners préfèrent simplement exporter le Gantt en PDF (vu au chapitre suivant) plutôt que de passer par un rapport formaté. Les deux approches coexistent : le rapport pour le récurrent et le structuré, le PDF du Gantt pour le rapide et le visuel.

« Le meilleur rapport est celui que le destinataire comprend en dix secondes. »

— Principe de communication d'un planning

Sur le planning fictif de l'atelier industriel (environ 80 activités), le planner construit un layout dédié au point mensuel. Voici comment il l'assemble :

• Il ouvre la vue Activities et choisit ses colonnes : Activity ID, Name, Remaining Duration, Finish, Total Float, % Complete.
• Via View > Group and Sort, il groupe par WBS (préparation, approvisionnement, montage, essais) et trie chaque bande par date de début.
• Il applique le filtre chemin critique pour ne montrer que les activités à marge nulle — celles qui décident de la date de fin.
• Dans View > Bars, il affiche les barres réelles et de baseline, colore le critique en rouge et fait ressortir les jalons.
• Il enregistre le tout via View > Layout > Save As sous le nom « Suivi mensuel atelier ».

Résultat : chaque mois, il ouvre ce layout en deux clics, met à jour l'avancement, et projette une vue qui répond immédiatement à la seule question de la réunion : « le chemin critique tient-il toujours ? » (Planning pédagogique fictif.)