La note de frais en bref
Une note de frais est le document par lequel un salarié, ou un bénévole d'association, demande le remboursement de dépenses engagées pour son activité. Les dépenses justifiées sont remboursées sur pièces ; les frais de véhicule personnel s'indemnisent au barème kilométrique ; certains frais peuvent être versés de façon forfaitaire, dans des limites au-delà desquelles l'allocation est soumise à cotisations.
Barème kilométrique 2026 : voiture thermique, hybride ou à hydrogène
| Puissance fiscale | Jusqu'à 5 000 km | 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
d = distance parcourue à titre professionnel dans l'année, en kilomètres. Source : Urssaf (vérifié le 24/04/2026), barème de l'arrêté du 27 mars 2023. Pour les véhicules 100 % électriques et les deux-roues, le générateur applique les barèmes correspondants.
Exemple : 8 000 km dans l'année avec une voiture de 5 CV donnent 8 000 × 0,357 + 1 395 = 4 251 €. Pour comparer ou simuler un kilométrage annuel sans établir de note, voir le calculateur de frais kilométriques.
Forfaits de frais professionnels 2026 (limites d'exonération)
| Situation | Limite |
|---|---|
| Repas sur le lieu de travail (salarié contraint) | 7,50 € |
| Repas au restaurant en déplacement (contraint) | 21,40 € |
| Repas hors restaurant en déplacement (non contraint) | 10,40 € |
| Grand déplacement métropole, 3 premiers mois : repas | 21,40 € |
| Grand déplacement métropole, 3 premiers mois : logement et petit déjeuner, Paris, 92, 93, 94 | 76,60 € |
| Grand déplacement métropole, 3 premiers mois : logement et petit déjeuner, autres départements | 56,80 € |
Au-delà du troisième mois, les limites du grand déplacement diminuent (jusqu'au 24e mois, puis jusqu'au 72e mois). Source : Urssaf, frais professionnels (mise à jour du 01/01/2026). Pour les primes de panier et de déplacement conventionnelles du bâtiment et des travaux publics, voir le calculateur de prime de panier et de déplacement ; pour les indemnités de grand déplacement, le calculateur de grands déplacements.
Bien remplir sa note de frais
- Joindre un justificatif par dépense (facture, ticket, billet) et le cocher dans la note.
- Détailler chaque trajet : date, départ et arrivée, motif, kilomètres. Le trajet domicile-travail habituel n'est pas un frais professionnel.
- Reporter les avances déjà versées : le solde peut être positif (remboursement) ou négatif (somme à restituer).
- Faire valider la note par le responsable avant son envoi à la paie ou à la comptabilité.
Les indépendants, qui déduisent leurs frais de leurs recettes, trouveront les règles dans l'article que mettre en note de frais ? Comment optimiser vos revenus légalement.