Le premier réglage à faire sur un projet vierge se trouve, en principe, dans l'onglet Projet, bouton Informations sur le projet. Vous y indiquez la date de début du projet. C'est le point d'ancrage à partir duquel MS Project va calculer toutes les autres dates.

Par défaut, MS Project planifie à partir de la date de début : vous fixez quand le projet commence, et le logiciel calcule la date de fin en fonction des durées et des liens. C'est le mode le plus intuitif et le plus courant. Il existe aussi un mode inverse — planifier à partir de la date de fin — utile quand une échéance est imposée et qu'on veut savoir au plus tard quand démarrer ; mais ce mode est plus délicat à manier et déconseillé tant qu'on débute.

Concrètement, tant que vous ne touchez à rien d'autre, fixer la date de début bien en amont, puis laisser le logiciel pousser les tâches vers l'avant, est la bonne approche. Sur notre local technique, on indique par exemple un début de chantier au premier jour ouvré disponible, et MS Project déroulera ensuite préparation, dépose, gros œuvre, lots techniques, finitions et réception à la suite.

Un calendrier définit ce qui est du temps travaillé et ce qui ne l'est pas : jours ouvrés, horaires, week-ends, jours fériés. MS Project fournit en principe trois calendriers prédéfinis :

• Standard : la semaine de travail classique, du lundi au vendredi, avec des horaires de journée. C'est le calendrier par défaut de la plupart des projets.
• 24 heures : tout le temps est considéré comme travaillé, sans interruption. Utile pour des process continus ou pour modéliser une durée « calendaire » brute.
• Équipe de nuit : un horaire décalé sur la nuit, pour les activités menées en poste de nuit.

Vous pouvez aussi créer des calendriers personnalisés à partir de ces modèles : modifier les horaires de travail, déclarer des jours chômés ou, au contraire, des journées exceptionnellement travaillées. C'est là que l'on déclare les jours fériés et les fermetures (ponts, congés collectifs) qui, sinon, seraient comptés comme du temps de travail.

C'est un point qui déroute souvent : il n'existe pas un seul calendrier, mais trois niveaux qui se superposent. Comprendre lequel s'applique évite des dates incompréhensibles.

• Le calendrier de projet : le calendrier général, choisi dans les Informations sur le projet. Il s'applique par défaut à tout le planning. C'est lui qu'on règle en premier.
• Le calendrier de tâche : on peut affecter à une tâche précise un calendrier différent du calendrier projet. Exemple : une tâche qui doit impérativement se dérouler le week-end ou de nuit, alors que le reste du chantier est en semaine.
• Le calendrier de ressource : chaque ressource (équipe, intervenant) peut avoir ses propres disponibilités — congés, temps partiel, indisponibilités. Quand une ressource est affectée à une tâche, ses indisponibilités peuvent allonger la durée réelle.

L'ordre de priorité et les interactions entre ces trois niveaux sont la source de la majorité des « pourquoi cette tâche tombe-t-elle là ? ». La règle de prudence : régler proprement le calendrier de projet d'abord, et ne créer des calendriers de tâche ou de ressource spécifiques que lorsque c'est réellement justifié.

Le calendrier est ce qui transforme une durée en dates réelles. C'est l'engrenage invisible entre « cette tâche dure 10 jours » et « cette tâche finit le 24 ». Changez le calendrier, et la même durée donne une date de fin différente.

Prenons une tâche de 10 jours de travail qui commence un lundi :

La leçon : ne jamais saisir de tâches avant d'avoir réglé le calendrier. Une erreur de calendrier ne provoque pas de message d'erreur — elle produit simplement un planning faux mais d'apparence crédible, ce qui est bien plus dangereux.

Dans les options du logiciel (en principe via le menu Fichier > Options, section planification), quelques réglages méritent votre attention dès le départ :

• L'unité de durée par défaut : jours, heures, semaines. Pour un chantier comme le local technique, le jour est l'unité naturelle. Fixez-la une fois pour toutes pour éviter de mélanger heures et jours dans la grille.
• Le mode de planification des nouvelles tâches : automatique ou manuel. Réglez-le sur automatique pour que MS Project calcule et recalcule les dates — c'est le sujet entier du chapitre suivant, le piège n°1 des débutants.
• Les horaires par défaut (heure de début de journée, heures travaillées par jour) : ils doivent être cohérents avec votre calendrier, sinon une tâche d'« 1 jour » peut ne pas correspondre à une journée de travail réelle.

Mettons en pratique sur notre rénovation de local technique. Le contexte impose des contraintes concrètes qu'il faut traduire dans les calendriers et options.

• Semaine de 5 jours : l'équipe travaille du lundi au vendredi. On part du calendrier Standard, qui correspond déjà à ce rythme.
• Jours fériés : on déclare les jours fériés tombant dans la période de chantier comme chômés dans le calendrier de projet, pour qu'aucune tâche n'y soit planifiée.
• Fenêtre d'intervention imposée : la coupure réseau pour les lots techniques ne peut se faire qu'un week-end précis. On affecte à cette seule tâche un calendrier de tâche autorisant le week-end concerné, sans toucher au reste du planning.
• Unité et mode : unité de durée en jours, nouvelles tâches en mode automatique. Le socle est posé.

Résultat : on peut maintenant saisir les quarante tâches en confiance, sachant que les dates calculées tiendront compte des week-ends, des fériés et de la fenêtre d'intervention. Le travail de paramétrage paraît fastidieux, mais c'est lui qui rend tout le reste fiable.