La planification de référence est une photo du planning validé, prise avant le démarrage des travaux. Elle fige les dates, les durées, le travail et les coûts prévus, et sert de point de comparaison pour toute la durée du projet.

On la crée via l'onglet Projet > Définir la planification de référence. MS Project copie alors les valeurs courantes dans des champs de référence dédiés (début de référence, fin de référence, coût de référence…). Le planning courant continue de vivre ; la référence, elle, ne bouge plus.

Le bon moment pour la figer : une fois le planning revu, approuvé et engagé, juste avant le premier coup de pioche. La figer trop tôt enregistre une référence qui n'engage personne ; la figer trop tard (après le démarrage) prive des premières semaines de point de comparaison.

La tentation est grande, quand un retard s'accumule, de redéfinir la baseline sur le planning courant : l'écart disparaît comme par magie. C'est précisément ce qu'il ne faut jamais faire.

Une référence rejouée pour masquer un glissement détruit toute capacité de pilotage : on ne sait plus de combien on a dérivé, ni quand le retard est né, ni s'il s'aggrave. Le maître d'ouvrage perd toute visibilité, et le chef de projet se ment à lui-même.

La référence ne se modifie que par un processus formel et tracé : un avenant, une revalidation actée du calendrier. MS Project permet d'ailleurs d'enregistrer plusieurs références (référence 1, 2, …) pour conserver l'historique des engagements successifs sans écraser le premier. Garder l'original intact reste la règle.

La date d'état (status date) est la date à laquelle on observe le projet : la frontière entre ce qui est censé être fait (le passé) et ce qui reste à faire (le futur). On la définit dans l'onglet Projet > Informations sur le projet, champ « état du projet » (date d'état).

Son rôle est décisif lors de la mise à jour. C'est par rapport à elle que MS Project calcule la ligne d'avancement, repère les tâches qui auraient dû démarrer et place les prévisions du travail restant. Oublier de l'avancer fait raisonner l'outil comme au premier jour et fausse toute l'analyse.

Sur le local technique, si on fait le point chaque vendredi, la date d'état est ce vendredi-là. On l'avance avant — pas après — de saisir l'avancement de la semaine.

Saisir l'avancement, c'est dire à MS Project ce qui est réellement arrivé à chaque tâche. Plusieurs informations s'articulent :

• % achevé : la part réalisée de la tâche. L'onglet Tâche propose des boutons de marques d'avancement rapides : 0 %, 25 %, 50 %, 75 %, 100 %.
• Durée réelle et durée restante : le temps déjà consommé et celui qu'il reste à faire. Ce sont elles qui doivent refléter la réalité du terrain, plus encore qu'un pourcentage.
• Dates réelles : début réel et fin réelle, quand ils diffèrent des dates planifiées.

Pour aller au-delà des boutons rapides, la boîte Mettre à jour les tâches (onglet Tâche) permet de saisir finement % achevé, durées réelle/restante et dates réelles d'une tâche.

Une fois l'avancement saisi et la date d'état posée, deux outils visuels racontent immédiatement l'état du projet.

La ligne d'avancement (progress line) est un trait brisé tracé sur le Gantt à la date d'état. Quand elle penche vers la gauche sur une tâche, cette tâche est en retard ; vers la droite, en avance. Un simple coup d'œil révèle les zones de tension. On l'active dans les options de mise en forme du Gantt.

Pour chiffrer l'écart, on bascule sur l'affichage Gantt suivi : il superpose, pour chaque tâche, la barre du planning courant et celle de la référence. Les colonnes d'écart (écart de début, de fin, de durée, de coût) donnent le retard en jours et le dépassement en euros. C'est la lecture quantitative qui complète la ligne d'avancement.

Le suivi n'est pas un acte ponctuel mais une routine répétée à intervalle fixe (souvent chaque semaine). Quatre gestes, toujours dans le même ordre : relever l'avancement réel sur le terrain, le saisir dans MS Project, avancer la date d'état à la date d'observation, puis analyser les écarts par rapport à la référence.

C'est cette régularité qui permet de détecter un retard quand il est encore rattrapable, plutôt que de le découvrir à la livraison. Les principaux pièges à éviter :