La tâche est l'unité de base du planning : un travail à réaliser, avec un début, une fin et une durée. Sur notre local technique fil rouge, « Déposer l'ancien faux-plafond » ou « Tirer les câbles courants forts » sont des tâches.

Dans la vue par défaut (le diagramme de Gantt, avec son tableau de saisie à gauche et ses barres à droite), on tape le nom de la tâche dans la colonne Nom de la tâche, puis sa durée dans la colonne Durée. La durée s'écrit avec son unité : 5 jours (ou 5 j), 3 heures, 2 semaines.

• Un nom orienté action : verbe + objet. « Poser le revêtement de sol » vaut mieux que « Sol ». C'est ce qui se lira sur le Gantt et dans les rapports.
• Une durée réaliste : exprimée en jours ouvrés selon le calendrier du projet (vu au module 1). Cinq jours de durée ne signifient pas cinq jours calendaires si le week-end est chômé.
• La durée estimée : un point d'interrogation après la durée, comme 1 j?, indique que la valeur n'est qu'une estimation provisoire. C'est utile pour repérer d'un coup d'œil les tâches encore à confirmer. Toute tâche nouvellement créée en mode automatique reçoit d'ailleurs une durée estimée de 1 j? par défaut.

Une tâche saisie sans logique n'est qu'une étiquette posée dans le temps. La valeur du planning vient de l'étape suivante : la relier aux autres.

Un jalon (milestone) est un repère sans durée propre : il marque un événement, pas un travail. Il se matérialise sur le Gantt par un losange plutôt que par une barre.

La manière la plus simple de créer un jalon est de saisir une tâche avec une durée de 0 jour : MS Project la convertit automatiquement en jalon. On peut aussi forcer une tâche de durée non nulle à être affichée comme jalon via ses informations détaillées (onglet Avancées, case « Marquer la tâche en tant que jalon »), mais le cas standard reste la durée zéro.

Sur le local technique, des jalons utiles sont « Local libéré et vidé », « Réception électrique », « Local remis en service ». Ils servent de bornes de pilotage et de points de communication clairs avec le maître d'ouvrage. Un jalon de fin contractuel est souvent le bon endroit — et le seul — pour une contrainte de date, comme on le verra plus bas.

Un planning de quarante tâches devient illisible s'il reste à plat. On l'organise en phases grâce à la hiérarchie : une tâche récapitulative (summary task) regroupe les tâches qui lui sont subordonnées et affiche automatiquement leur durée et leurs dates cumulées.

La hiérarchie se crée par le retrait : on sélectionne une ou plusieurs tâches, puis, dans l'onglet Tâche du ruban, on utilise les flèches de retrait. Abaisser (retrait à droite) subordonne la tâche à celle du dessus, qui devient récapitulative et passe en gras. Hausser (retrait à gauche) fait remonter la tâche d'un niveau.

Sur le local technique, on crée typiquement les phases : Préparation, Dépose / curage, Électricité, Plomberie / CVC, Cloisons et finitions, Réception. Chaque phase est une récapitulative qui contient ses tâches de détail.

Un lien relie un prédécesseur à un successeur. Deux façons simples de le créer : sélectionner les deux tâches dans l'ordre logique puis cliquer sur Lier les tâches (onglet Tâche du ruban), ou saisir directement le numéro de la tâche amont dans la colonne Prédécesseurs. Quatre types existent :

• Fin-à-Début (FD) : le successeur démarre quand le prédécesseur se termine. Le plus courant, à privilégier : « tirer les câbles » après « poser les chemins de câbles ».
• Début-à-Début (DD) : le successeur démarre quand le prédécesseur démarre. Utile pour des travaux qui se chevauchent : commencer le rebouchage dès que la dépose des cloisons est lancée.
• Fin-à-Fin (FF) : le successeur ne peut pas finir avant le prédécesseur. Deux lots qui doivent se clore ensemble (essais et levée des réserves).
• Début-à-Fin (DF) : contre-intuitif, rare, réservé à des cas de continuité de service. À éviter quand on débute.

Sur chaque lien, on peut ajouter un décalage : un retard (lag) positif ou une avance (lead) négative, saisis à la suite du type dans la colonne Prédécesseurs.

• FD+2 j : attendre 2 jours après la fin du prédécesseur avant de démarrer. Exactement ce qu'on utilise pour un temps de séchage (enduit, peinture, chape).
• DD-1 j : démarrer le successeur 1 jour avant le démarrage du prédécesseur — un chevauchement maîtrisé pour grappiller du délai.

Un retard n'est pas une tâche : il ne consomme pas de ressource et n'apparaît pas comme une barre. Pour un délai porteur d'enjeu (séchage long, validation administrative), beaucoup préfèrent créer une vraie tâche dédiée, plus lisible et pilotable qu'un simple lag.
— Bonne pratique de planification

C'est le principe fondateur de la planification par réseau, et la raison d'être d'un outil comme MS Project. On ne fixe pas les dates des tâches à la main — on pose la logique, et l'outil calcule les dates.

La différence est énorme en exploitation. Si vous tapez les dates en dur et que la dépose des cloisons prend trois jours de retard, vous devez décaler manuellement toutes les tâches suivantes, une par une, sans en oublier. Avec un réseau de liens, vous modifiez la seule durée de la dépose et l'outil recalcule automatiquement toute la cascade : électricité, plomberie, cloisons, finitions, réception se décalent d'elles-mêmes.

Un planning piloté par sa logique est un planning vivant : il réagit au réel. Un planning piloté par des dates figées est une photo morte qui ment dès le premier aléa. C'est aussi pour cela que le mode planification automatique (vu au module 1) est le bon choix : c'est lui qui rend ce recalcul possible.

Une contrainte impose à une tâche un rapport à une date, indépendamment de sa logique. On la règle dans les informations de la tâche (onglet Avancées, champ Type de contrainte). En planification automatique, le type par défaut est « Dès que possible » : la tâche se cale au plus tôt selon ses prédécesseurs. C'est le bon réglage, à conserver dans la grande majorité des cas.

Les contraintes figées — « Doit commencer le… », « Doit finir le… » — verrouillent une date absolue. Le danger : elles cassent le recalcul automatique. Une tâche bloquée ne se décale plus quand son prédécesseur glisse, et le planning se met à mentir en silence (parfois en affichant une marge négative ou un avertissement). À réserver aux dates réellement imposées : un jalon contractuel, une fenêtre d'intervention négociée, une coupure d'énergie planifiée.

L'échéance (deadline) est l'alternative douce : elle pose une date cible (champ Échéance, onglet Avancées) sans contraindre le calcul. La tâche reste libre de se caler au plus tôt ; si elle dépasse l'échéance, MS Project affiche simplement un indicateur d'alerte (un losange rouge dans la colonne des indicateurs). On garde ainsi la visibilité sur le risque sans figer le planning.