La mise en forme du Gantt se pilote depuis l'onglet contextuel Format (qui apparaît quand le Gantt est actif) et l'assistant Mise en forme des barres. Les leviers à connaître :

• Styles de barres : couleur et forme des barres selon le type de tâche (récapitulative, critique, jalon). Faire ressortir le critique en rouge est la mise en forme la plus utile.
• Afficher la planification de référence en parallèle : on ajoute une barre fine (souvent grise) sous la barre prévue, qui matérialise la baseline. C'est elle qui révèle le glissement.
• Ligne d'avancement : un trait qui relie, à la date d'état, le point d'avancement de chaque tâche. Quand il « zigzague » vers la gauche, la tâche est en retard.
• Étiquettes de barres : texte affiché à côté des barres (nom de tâche, ressource, dates). Utile pour un Gantt destiné à l'impression, où l'on ne voit pas le tableau.

La règle : on met en forme pour faire ressortir le message (le critique, le retard, les jalons), pas pour faire joli. Trois couleurs bien choisies valent mieux qu'un arc-en-ciel.

L'échelle de temps est l'axe horizontal du Gantt. Elle se règle par zoom (boutons Zoom avant / arrière de l'onglet Affichage, ou la commande Échelle de temps) pour afficher les barres en jours, en semaines ou en mois.

Le bon niveau de zoom dépend du message et de la durée du projet :

• Vue jour : pour un point de coordination de chantier sur une à deux semaines.
• Vue semaine : le réglage le plus polyvalent pour un projet de quelques mois.
• Vue mois : pour une vision d'ensemble d'un projet long, ou un comité de direction.

Une échelle mal réglée est la première cause de Gantt illisible à l'impression : barres tassées sur la vue mois, ou planning qui déborde sur dix pages en vue jour. On ajuste l'échelle avant d'imprimer, pas après.

L'impression d'un Gantt se prépare via Fichier > Imprimer, qui donne accès à la Mise en page. Les réglages qui font la différence :

• Zone d'impression et plage de dates : n'imprimer que la période utile (le mois en cours plutôt que tout le projet).
• Ajuster à une page de large : forcer le planning à tenir sur une seule largeur de page, quitte à enchaîner plusieurs pages en hauteur. Évite le découpage illisible en damier.
• En-tête et pied de page : nom du projet, date d'état, numéro de page, légende. Indispensable pour qu'un document imprimé reste exploitable hors écran.

Selon le destinataire, on ne diffuse pas le planning de la même manière :

• PDF : le format de diffusion par défaut. Figé, lisible par tout le monde, impossible à modifier par erreur. C'est ce qu'on envoie pour information.
• Image dans un rapport : copier la zone du Gantt et la coller comme image dans une présentation ou un compte-rendu. Pratique pour illustrer une slide de comité.
• Export Excel : exporter les données (tâches, dates, avancement) vers un tableur, par exemple pour les croiser avec d'autres données. On exporte des données, pas la mise en forme du Gantt.
• Format natif .mpp : le fichier de travail de MS Project. On l'échange avec une personne qui dispose elle-même de MS Project et doit retravailler le planning. Attention aux écarts de version entre installations.

Le principe : PDF/image pour informer, .mpp pour collaborer, Excel pour analyser. On ne demande jamais à un décideur d'ouvrir un .mpp : il n'a souvent pas le logiciel.

Un dirigeant, un client ou un élu ne lisent pas un Gantt de 200 lignes. Pour eux, on simplifie radicalement et on raconte une histoire :

• Ne montrer que les jalons (les grandes échéances) et le chemin critique (ce qui décide de la date de fin).
• Mettre en avant ce qui a changé depuis la dernière fois : tel jalon a glissé de deux semaines, telle phase a rattrapé son retard.
• Formuler en langage de décision : « si on ne décide pas X avant le 15, le jalon Y glisse d'un mois ». Pas « la marge totale de la tâche 47 est négative ».

La réunion de planning suit toujours la même trame : où on en est par rapport à la référence, par où passe le critique aujourd'hui, quels jalons sont menacés, quelles décisions sont attendues. Le planning n'est pas un décor : c'est l'outil qui transforme un constat en décisions.

La qualité d'un planning se juge autant à sa lisibilité qu'à sa justesse. Les pièges qui ruinent la communication :

• Imprimer douze pages illisibles : pas d'aperçu, pas d'échelle réglée, pas de « ajuster à une page de large ». Personne ne lira.
• Gantt sans baseline : sans la planification de référence affichée, impossible de dire si on est en retard. On montre du mouvement sans repère.
• Trop d'information : 200 lignes et 15 colonnes à un décideur qui veut trois jalons.
• Envoyer un .mpp à quelqu'un qui n'a pas le logiciel : il ne pourra pas l'ouvrir. PDF par défaut.

Une communication de planning efficace n'utilise jamais un seul format pour tout le monde. À chaque destinataire, son support :

Le même planning, vu sous quatre angles. C'est tout l'intérêt de séparer données et présentation : on produit chaque support en quelques clics à partir de la même source, sans jamais dupliquer ni risquer l'incohérence entre versions.