Module 3 / 5
Sommaire complet de la formation3.1 Le droit à l'information : transparence et mentions obligatoires
Avant tout autre droit vient l'information. Le RGPD impose une transparence active : c'est à l'entreprise d'informer spontanément le salarié, pas à lui de chercher l'information. Les articles 12, 13 et 14 du RGPD définissent précisément ce qui doit être communiqué.
Une transparence active, pas réactive
L'article 12 RGPD impose au responsable de fournir l'information « de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples ». Ce n'est pas une formalité technique : c'est une obligation de pédagogie.
Quand l'information doit-elle être délivrée ?
- Article 13 — Données collectées directement auprès de la personne : information au moment de la collecte (formulaire, contrat, badge…)
- Article 14 — Données collectées indirectement (auprès d'un tiers) : information dans un délai raisonnable, au plus tard sous 1 mois
Les 12 mentions obligatoires de l'article 13
Une mention « RGPD » conforme — sur un formulaire, un contrat, un site carrière, une notice intranet — doit comporter l'ensemble des informations suivantes.
Identité et contacts
- Identité du responsable de traitement
- Coordonnées du DPO (le cas échéant)
- Représentant UE si responsable hors UE
Finalités et base légale
- Finalités du traitement
- Base légale (Art. 6 RGPD)
- Intérêts légitimes le cas échéant
Destinataires et transferts
- Catégories de destinataires
- Transferts hors UE éventuels et garanties associées
Conservation et droits
- Durée de conservation (ou critères pour la déterminer)
- Liste des droits dont dispose la personne
- Droit de retirer son consentement (si applicable)
- Droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL
- Caractère obligatoire ou facultatif de la fourniture des données
- Existence d'une décision automatisée (Art. 22)
À quoi ressemble une mention conforme ?
Voici un exemple synthétique adapté à un contrat de travail. La forme peut varier (paragraphe, document distinct, lien vers une politique de confidentialité), mais le contenu doit y être en intégralité.
Exemple — Mention RGPD intégrée au contrat de travail
« Les données collectées par [Société X], en qualité de responsable de traitement, le sont sur le fondement de l'exécution du contrat de travail et des obligations légales liées (paie, déclarations sociales, sécurité). Elles sont destinées au service RH, à la paie, à la médecine du travail, aux administrations habilitées (URSSAF, France Travail, DGFiP) et aux organismes de retraite et prévoyance. Elles sont conservées pendant la durée du contrat et 5 ans après son terme (durée de prescription). »
« Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement (sous conditions), de limitation, de portabilité et d'opposition. Pour exercer ces droits, contactez le service RH ou notre Délégué à la Protection des Données : [email protected]. »
« Vous pouvez introduire à tout moment une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy, 75007 Paris, cnil.fr). »
Ne pas confondre information RGPD et clause de confidentialité
La clause de confidentialité protège l'entreprise (secret professionnel, non-divulgation). La mention RGPD protège le salarié. Les deux coexistent — l'une ne remplace pas l'autre.
Existe-t-il des cas où l'information n'est pas due ?
Oui, mais ils sont limités. L'article 14-5 RGPD prévoit que l'information peut être omise si :
- La personne dispose déjà de l'information
- La fourniture s'avère impossible ou exigerait des efforts disproportionnés (à justifier)
- L'obligation est expressément prévue par la loi
- Les données doivent rester confidentielles en raison du secret professionnel
Ces exceptions doivent être strictement interprétées et documentées. En cas de doute, mieux vaut informer.
Synthèse du chapitre
- →Transparence active : c'est à l'entreprise d'informer le salarié, pas l'inverse
- →L'information doit être donnée au moment de la collecte (Art. 13)
- →12 mentions obligatoires : identité, finalités, base légale, durée, droits, recours CNIL
- →L'absence d'information est un manquement autonome, sanctionnable seul
Où cette information se trouve-t-elle, concrètement ?
Le règlement impose le contenu, pas le support. Dans une entreprise, l'information est donc éclatée entre plusieurs documents — ce qui explique qu'un salarié ait souvent le sentiment de n'avoir jamais été informé alors que, formellement, il l'a été.
| Support | Ce qu'on y trouve en général |
|---|---|
| Contrat de travail ou son annexe | Le traitement « gestion du personnel » : identité du responsable, finalités, base légale, durées, contact pour exercer ses droits. |
| Charte informatique | Les traitements liés aux outils numériques : journalisation, filtrage, contrôles possibles et conditions dans lesquelles ils s'exercent. |
| Affichage sur site | La vidéosurveillance : un panneau visible à l'entrée de chaque zone filmée, mentionnant la finalité, le responsable et les droits. |
| Note de service ou intranet | Les dispositifs ajoutés en cours de contrat : géolocalisation d'un véhicule, badge, nouvel outil métier. |
| Site carrière | Le traitement des candidatures : durée de conservation des CV, destinataires, droits du candidat. |
Le réflexe utile
Avant de demander l'accès à vos données, relisez la charte informatique et votre contrat : vous y trouverez souvent le nom du destinataire à saisir et la durée de conservation applicable, ce qui rend la demande beaucoup plus précise — donc plus difficile à éluder.
Un manquement autonome
Le défaut d'information est sanctionnable pour lui-même, indépendamment de la licéité du traitement. Un dispositif parfaitement justifié mais mis en place sans information préalable reste irrégulier — et, côté droit du travail, les preuves qu'il produit peuvent être écartées devant le juge.
Sources de ce chapitre
- Règlement (UE) 2016/679 — article 12 (modalités de l'information), article 13 (données collectées auprès de la personne), article 14 (données collectées indirectement, et ses exceptions au paragraphe 5).
- CNIL — modèles de mentions d'information et fiches pratiques sur la transparence. cnil.fr