Guide opérationnel — Avril 2026

Collecter les données salariés pour le passeport

NIR, nom de naissance, DSN, codes RNCP — tout ce que les RH et HSE doivent préparer pour alimenter le passeport sans rejet.

NIR & DSN Conformité RGPD ~10 min de lecture Gratuit

Sommaire

1 Le système d'identification : NIR + nom de naissance

Le passeport de prévention utilise la Déclaration Sociale Nominative (DSN) comme source d'identification des travailleurs. Pour rattacher une formation au bon individu — de manière pérenne et indépendante de sa mobilité professionnelle — le système exige deux clés primaires strictes :

NIR (13 chiffres)

Le Numéro d'Inscription au Répertoire, communément appelé numéro de sécurité sociale. 13 chiffres uniquement (sans la clé à 2 chiffres).

1 85 07 75 115 042
Nom de naissance

Pas le nom d'usage, pas le nom marital, pas le nom d'époux/se. Le nom figurant sur l'acte de naissance, tel qu'il apparaît dans la DSN.

La collecte et le traitement du NIR dans ce cadre sont formellement autorisés par le décret n° 2023-1073 du 20 novembre 2023.

2 Articulation avec la DSN

La DSN (Déclaration Sociale Nominative) est la colonne vertébrale des flux sociaux en France. Chaque mois, les données de paie et d'activité de vos salariés sont transmises aux organismes sociaux. Le passeport de prévention exploite ces données pour l'identification.

Points de vigilance critiques

Point de vigilance Risque Action corrective
Bloc S21.G00.30 NIR ou état civil erroné = rejet de la déclaration passeport Vérifier et corriger les anomalies DSN signalées dans les CRM
NTT (Numéro Technique Temporaire) Blocage alimentation passeport si NTT > 3 mois Obtenir le NIR définitif dans les 3 mois maximum
Divergences Paie vs Formation Dates de formation incohérentes avec la DSN Aligner les dates saisies dans le SIRH avec la réalité de la DSN
Salariés étrangers NIA (Numéro Identifiant Attente) non reconnu Procéder à la demande de NIR auprès de la CPAM
Correction immédiate des CRM Les Comptes Rendus Métiers (CRM) reçus après chaque DSN signalent les anomalies. Les corriger immédiatement est impératif pour que le passeport fonctionne. Un NIR erroné en DSN produira systématiquement un rejet en déclaration passeport.

3 Nettoyage des données dans le SIRH

Avant de déclarer, il faut s'assurer que les données de votre SIRH sont exploitables. Voici les vérifications à mener :

Nettoyage SIRH

0 / 11
0%
NIR (Numéro de sécurité sociale) Critique
Noms de naissance Critique
Données de formation Important

4 Intégrer les nomenclatures nationales

Le contrat d'interface exige que les formations soient référencées avec des codes nationaux standardisés. Votre SIRH doit les intégrer.

RNCP

Répertoire National des Certifications Professionnelles

Certifications délivrées par les organismes certificateurs. Ex : RNCP35281 (Vérification installations électriques).

RS

Répertoire Spécifique

Compétences complémentaires. Ex : RS5801 (SST), RS5146 (Prévention RPS).

ROME

Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois

Codes métiers France Travail. Ex : N1101 (Conduite d'engins), H1301 (Maintenance).

Formacode

Domaines de formation

Classification des domaines de formation SST. Référentiel mis à disposition par la CDC via API.

API Référentiels de la CDC La Caisse des Dépôts met à disposition des API ouvertes (Open Data) pour les listes de compétences ROME et les domaines Formacode SST. Les éditeurs SIRH (Lucca, Cegid, Sopra HR, Payfit, HRMaps) peuvent les intégrer directement dans leurs outils.

5 Conformité RGPD et manipulation du NIR

Le NIR est une donnée particulièrement protégée car elle permet une identification unique et sans équivoque des individus. Sa manipulation dans le cadre du passeport de prévention est encadrée :

Autorisé
  • Collecte du NIR pour alimenter le passeport (décret 2023-1073)
  • Transmission via le portail sécurisé Net-entreprises
  • Stockage dans le SIRH pour les besoins de la paie et de la DSN
Interdit
  • Détournement du NIR pour d'autres finalités (profilage, scoring)
  • Transmission par email non chiffré ou fichier non sécurisé
  • Conservation au-delà de la durée nécessaire
AIPD recommandée Le traitement du NIR à grande échelle remplit les critères d'une Analyse d'Impact relative à la Protection des Données (AIPD) : donnée hautement personnelle, personnes en situation de subordination, collecte à large échelle. Documentez la finalité (art. L. 4141-5), la proportionnalité, les mesures de sécurité (chiffrement, journalisation, authentification forte).

6 Workflow : de la collecte à la déclaration

Étape 1

Extraire les données du SIRH

NIR (13 chiffres) + nom de naissance de chaque salarié concerné. Vérifier la cohérence avec le bloc S21.G00.30 de la DSN.

Étape 2

Nettoyer et valider

Corriger les coquilles, les NIR erronés, les noms d'usage. Identifier et résoudre les NTT en attente de NIR définitif (max 3 mois).

Utilisez les CRM (Comptes Rendus Métiers) pour identifier les anomalies DSN
Étape 3

Catégoriser les formations

Associer chaque formation SST à sa catégorie (1 à 4), son type de preuve (ADF ou JDR), ses codes RNCP/RS et ROME/Formacode.

Utilisez notre diagnostic d'éligibilité pour les cas douteux
Étape 4

Centraliser dans un tableau

Regroupez toutes les données dans un fichier unique (notre tableau de collecte ou votre SIRH) avant de générer le CSV.

Étape 5

Générer et vérifier le CSV

Exportez en CSV conforme (UTF-8, pipe). Vérifiez avec notre vérificateur avant de déposer sur Net-entreprises.

Étape 6

Déclarer sur le portail

Upload du fichier ou saisie manuelle. Suivre le statut de traitement dans "Mes dépôts".

7 Outil : tableau de collecte RH

Pour les structures qui n'ont pas de module SIRH intégré, nous mettons à disposition un tableau de collecte interactif avec sauvegarde locale et export CSV conforme :

Tableau de collecte RH

Saisissez vos salariés, renseignez les formations, exportez en CSV conforme CDC. Sauvegarde locale, aucun transfert serveur.

Ouvrir le tableau de collecte
Vérificateur CSV Générateur template CSV Tutoriel déclaration

Pour aller plus loin

Guide technique CSV

Contrat d'interface CDC

Checklist SIRH (20 pts)

Vérification complète

8 Questions fréquentes

Le NIR figure dans la DSN (bloc S21.G00.30), sur la fiche de paie et dans le SIRH. C'est le numéro de sécurité sociale à 13 chiffres (sans la clé à 2 chiffres). Si le salarié est étranger et en attente de NIR, un NTT (Numéro Technique Temporaire) peut être utilisé pendant 3 mois maximum.

Le nom de naissance obligatoirement. C'est le nom figurant sur l'acte de naissance, tel qu'il apparaît dans la DSN. Le nom d'usage (nom marital) ne sera pas reconnu par les serveurs de la CDC et entraînera un rejet.

Corrigez les anomalies signalées dans les Comptes Rendus Métiers (CRM) immédiatement. Une erreur de NIR ou d'état civil en DSN se propagera systématiquement au passeport de prévention.

Oui. Le décret n° 2023-1073 du 20 novembre 2023 autorise expressément la collecte du NIR dans le cadre de l'alimentation du passeport de prévention. Le NIR ne doit pas être détourné pour d'autres finalités. Une AIPD est recommandée pour les traitements à grande échelle.

Les principaux éditeurs SIRH préparent activement l'intégration. Lucca propose déjà un module Formation automatisé. Cegid intègre les nomenclatures Formacode/RNCP. Sopra HR développe des interfaces pour l'import de masse. Contactez votre éditeur pour connaître sa roadmap.
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