Article L1221-13 — Registre unique du personnel - obligation employeur
L'article L1221-13 impose la tenue d'un registre unique du personnel (RUP) dans tout établissement employant des salariés. Inscription chronologique de tous les salariés au moment de l'embauche, mentions obligatoires fixées par décret, mentions indélébiles, conservation 5 ans après le départ.
Ce que dit l'article L1221-13
Texte officiel en vigueur depuis le 01/05/2008 :
Un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés.
Les noms et prénoms de tous les salariés sont inscrits dans l'ordre des embauches.
Ces mentions sont portées sur le registre au moment de l'embauche et de façon indélébile.
Les nom et prénoms des stagiaires et des personnes volontaires en service civique au sens de l'article L. 120-1 du code du service national accueillis dans l'établissement sont inscrits dans l'ordre d'arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel.
Les indications complémentaires à mentionner sur ce registre, soit pour l'ensemble des salariés, soit pour certaines catégories seulement, soit pour les stagiaires et les personnes volontaires en service civique mentionnés au troisième alinéa, sont définies par voie réglementaire.
L'article L1221-13 du Code du travail impose à tout établissement employant des salariés de tenir un registre unique du personnel. Document obligatoire qui regroupe les informations sur tous les salariés (nom, date d'embauche, qualification, type de contrat, etc.), tenu de manière indélébile et à disposition de l'inspection du travail. Outil central de transparence et de contrôle administratif.
Texte officiel
« Un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés.
Les noms et prénoms de tous les salariés sont inscrits dans l'ordre des embauches.
Ces mentions sont portées sur le registre au moment de l'embauche et de façon indélébile.
Les nom et prénoms des stagiaires et des personnes volontaires en service civique au sens de l'article L. 120-1 du code du service national accueillis dans l'établissement sont inscrits dans l'ordre d'arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel.
Les indications complémentaires à mentionner sur ce registre, soit pour l'ensemble des salariés, soit pour certaines catégories seulement, soit pour les stagiaires et les personnes volontaires en service civique mentionnés au troisième alinéa, sont définies par voie réglementaire. »
En clair
Le registre unique du personnel (RUP) est un document fondamental tenu par tout établissement employant au moins 1 salarié. Il liste tous les salariés présents ou ayant été présents (ordre chronologique des embauches), avec un ensemble d'informations standardisées. Outil de contrôle de l'inspection du travail, de l'URSSAF et du CSE. Sa tenue est obligatoire et son défaut est sanctionné.
Les mentions obligatoires (D1221-23)
| Catégorie | Informations |
|---|---|
| Identité du salarié | Nom, prénoms (L1221-13), nationalité, date de naissance, sexe (D1221-23, 1° à 3°) |
| Emploi | Emploi et qualification (D1221-23, 4° et 5°) |
| Dates | Dates d'entrée et de sortie de l'établissement (6°) ; date de l'autorisation d'embauche ou de licenciement, ou de sa demande, quand elle est requise (7°) |
| Salariés étrangers soumis à autorisation | Type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail (8°) ; copie du titre annexée au registre (D1221-24) |
| Nature du contrat | Mentions « contrat à durée déterminée » (9°), « salarié à temps partiel » (12°), « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » (13°) |
| Intérimaires | Mention « salarié temporaire », nom et adresse de l'entreprise de travail temporaire (10°) |
| Groupement d'employeurs | Mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs », dénomination et adresse (11°) |
| Stagiaires et volontaires | Partie spécifique, ordre d'arrivée (L1221-13) ; pour les stagiaires : dates de début et de fin, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence (D1221-23-1) |
Forme du registre
Forme libre
- Papier ou support informatique (L1221-14), sans risque d'altération (D8113-2), après consultation du CSE (L2315-5, D1221-27)
- Pas de modèle imposé par la loi
- Tenu par établissement (et non par entreprise globale si plusieurs sites)
- Modèle de registre unique du personnel à remplir
Conditions de tenue
- Inscription au moment de l'embauche
- Mentions indélébiles (modification = trace conservée)
- Conservation des données 5 ans après le départ du salarié
- Mise à disposition immédiate sur demande
Qui peut consulter le registre ?
- Le comité social et économique (L1221-15)
- Les fonctionnaires et agents chargés de veiller à l'application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale : inspection du travail, agents de contrôle des organismes de sécurité sociale (L1221-15)
Sanctions du défaut de tenue
Amende des contraventions de la 4e classe, appliquée autant de fois qu'il y a de personnes employées dans des conditions sanctionnables (R1227-7), soit jusqu'à 750 € par salarié concerné selon entreprendre.service-public.gouv.fr. Le défaut de registre est distinct du travail dissimulé, qui vise notamment l'absence de déclaration préalable à l'embauche ou de bulletin de paie (L8221-5).
Articulation avec d'autres registres
Le RUP doit être distingué de d'autres registres spécifiques :
- Registre des accidents du travail bénins (R441-15 CSS)
- Registre des observations et infractions (présence inspection du travail)
- Registre des dangers graves et imminents (L4131-2)
- Registre des médecines du travail (visites médicales)
- Document unique d'évaluation des risques (DUERP) (R4121-1)
- BDESE (Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales) — pour les entreprises de 50+ salariés
Articles connexes
- Article L1221-1 — Liberté de l'embauche
- Article L1221-10 — DPAE
- Article L1221-2 — CDI forme normale
- Article L8221-5 — Travail dissimulé
Vulgarisation à but informatif. Mentions portées à l'embauche ; événements postérieurs portés quand ils surviennent (D1221-25). Conservation 5 ans après le départ du salarié ou du stagiaire (R1221-26).
Cas pratiques
Cas 1 — PME : RUP via logiciel de paie
Une PME de 25 salariés utilise un logiciel de paie qui génère automatiquement le RUP. Chaque embauche déclenche l'ajout d'une ligne (toutes mentions obligatoires). Chaque départ enregistre la date de sortie. Application de L1221-13 + D1221-23 : RUP conforme. Format électronique accepté depuis 2007. Consultable immédiatement par l'inspecteur du travail lors d'un contrôle. Conservation 5 ans après le départ de chaque salarié.
Cas 2 — Absence de RUP : sanction
Un commerce indépendant employant 4 salariés ne tient aucun registre unique du personnel. Contrôle de l'inspection du travail. Violation de L1221-13 : amende contraventionnelle de la 4e classe (750 € × nombre de mentions manquantes). Mise en demeure de constituer le RUP sous 1 mois. Renseignements rétroactifs à partir des bulletins de paie et DPAE. Si récidive : possible présomption de travail dissimulé avec sanctions pénales aggravées.
Cas 3 — Salarié étranger hors UE : mentions supplémentaires
Une entreprise embauche un ingénieur algérien titulaire d'un titre de séjour autorisant le travail. Application de L1221-13 + D1221-23 : mentions supplémentaires obligatoires sur le RUP : type et numéro du titre, date de délivrance, autorité l'ayant délivré (préfecture). Copie du titre conservée dans le dossier RH. En cas de défaut : risque de sanction pour emploi de travailleur étranger sans titre (L8251-1 : 5 ans + 15 000 € par salarié).
Cas 4 — Consultation du RUP par le CSE
Les élus CSE souhaitent vérifier l'effectif de l'entreprise pour les seuils sociaux (mise en place du CSE central, obligation OETH, etc.). Demande de consultation du RUP. Application de L1221-13 + missions CSE : consultation de droit pour le CSE dans le cadre de ses missions. Refus de l'employeur = délit d'entrave (L2317-1 : 7 500 € d'amende). Le CSE peut analyser la structure de l'effectif (CDI, CDD, intérim, apprentissage, mineurs, étrangers) pour son rôle représentatif.
Cas 5 — Salariés non inscrits = présomption travail dissimulé
Inspection URSSAF dans un restaurant : constat que 3 salariés présents ne figurent pas sur le RUP, sans DPAE ni bulletin de paie. Application de L1221-13 + L8221-5 (travail dissimulé) : présomption forte de travail dissimulé. Sanctions cumulées : (1) amende pénale 3 ans + 45 000 € (L8224-1) ; (2) régularisation URSSAF sur 5 ans (cotisations dues + majorations 40 % + pénalités) ; (3) indemnité forfaitaire 6 mois par salarié (L8223-1) ; (4) fermeture temporaire possible. Coût total potentiel : 100 000 € et plus.
Cas 6 — Conservation des données 5 ans
Un salarié parti il y a 3 ans demande une attestation pour faire valoir ses droits à la retraite. Application de L1221-13 : conservation obligatoire des mentions le concernant pendant 5 ans après son départ. L'employeur retrouve facilement les informations dans le RUP archivé. Délivrance de l'attestation. Au-delà de 5 ans, l'archivage RH peut conserver les données mais ce n'est plus obligatoire au titre du RUP (vérifier les obligations spécifiques retraite, paie, fiscal).
4 obligations clés du RUP
(1) Tenu dans tout établissement employant des salariés (au moins 1 salarié). (2) Inscription au moment de l'embauche avec mentions complètes (identité, contrat, emploi). (3) Forme libre : papier ou électronique. Logiciels de paie modernes le génèrent automatiquement. (4) Conservation 5 ans après le départ du salarié. Accès : inspection du travail, URSSAF, CSE, OPJ, et salarié pour ses propres mentions. Sanctions du défaut : amende 750 € par mention manquante, présomption de travail dissimulé (jusqu'à 3 ans + 45 000 €), délit d'entrave CSE.
Questions fréquentes
Articles connexes
Page mise à jour le 04/10/2026.