Registre unique du personnel : modèle à remplir et à imprimer
Saisissez vos salariés, intérimaires, stagiaires et volontaires : le registre se range dans l'ordre des embauches, avec toutes les mentions obligatoires, puis s'imprime en PDF ou s'exporte en tableur. Les données restent dans votre navigateur.
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Salariés, dans l'ordre des embauches 0
| N° | Nom et prénoms | Emploi | Entrée | Sortie | Contrat et mentions | Actions |
|---|
Partie spécifique : stagiaires et volontaires 0
| N° | Nom et prénoms | Statut | Arrivée | Fin | Tuteur | Actions |
|---|
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Aperçu du document
Les données personnelles saisies (dont dates de naissance et nationalités) restent dans ce navigateur. Sur un poste partagé, utilisez « Tout effacer » après l'impression. Le fichier tableur est une copie de travail : il ne remplace pas un registre tenu de façon inaltérable.
Les mentions obligatoires du registre
| Mention | Pour qui | Texte |
|---|---|---|
| Nom et prénoms, dans l'ordre des embauches | Tous les salariés | L1221-13 |
| Nationalité, date de naissance, sexe | Tous les salariés | D1221-23, 1° à 3° |
| Emploi et qualification | Tous les salariés | D1221-23, 4° et 5° |
| Dates d'entrée et de sortie de l'établissement | Tous les salariés | D1221-23, 6° |
| Date de l'autorisation d'embauche ou de licenciement, ou de sa demande | Quand une autorisation est requise | D1221-23, 7° |
| Type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail | Salariés étrangers soumis à autorisation | D1221-23, 8° |
| « Contrat à durée déterminée » | Salariés en CDD | D1221-23, 9° |
| « Salarié temporaire », nom et adresse de l'entreprise de travail temporaire | Intérimaires | D1221-23, 10° |
| « Mis à disposition par un groupement d'employeurs », dénomination et adresse | Salariés d'un groupement | D1221-23, 11° |
| « Salarié à temps partiel » | Salariés à temps partiel | D1221-23, 12° |
| « Apprenti » ou « contrat de professionnalisation » | Alternants | D1221-23, 13° |
Partie spécifique : stagiaires et volontaires en service civique
| Mention | Pour qui | Texte |
|---|---|---|
| Nom et prénoms, dans l'ordre d'arrivée | Stagiaires et volontaires en service civique | L1221-13 |
| Dates de début et de fin du stage ou de la période de formation en milieu professionnel | Stagiaires | D1221-23-1, 2° |
| Nom et prénoms du tuteur, lieu de présence | Stagiaires | D1221-23-1, 3° |
Tenir le registre unique du personnel
1. Qui doit tenir le registre, et où
Selon l'article L1221-13 du Code du travail, un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés. L'obligation existe dès le premier salarié, sans condition d'effectif : c'est l'une des premières obligations de l'employeur, avant celles qui dépendent des seuils de 11 ou 50 salariés, détaillées dans l'outil obligations de l'employeur selon l'effectif.
Le registre se tient par établissement. Il est tenu à la disposition du comité social et économique et des agents de contrôle (inspection du travail, organismes de sécurité sociale), selon l'article L1221-15.
2. Comment le remplir
- Dans l'ordre des embauches. Chaque salarié reçoit le numéro suivant ; on n'insère pas de ligne entre deux salariés déjà inscrits. Le générateur trie les lignes par date d'entrée.
- Au moment de l'embauche. L'inscription se fait le jour de l'arrivée, pas à la fin du mois.
- De façon indélébile. Sur un registre papier, à l'encre, sans effacer ni raturer une mention.
- Les événements postérieurs, comme la date de sortie, sont portés au moment où ils surviennent (article D1221-25).
3. Intérimaires, stagiaires, étrangers : les cas particuliers
Intérimaires. Le registre porte la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire (D1221-23, 10°). Pour comparer le coût d'un intérimaire et d'un CDD, voir le calculateur du coût d'un intérimaire.
Salariés d'un groupement d'employeurs. Mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs », avec la dénomination et l'adresse du groupement (D1221-23, 11°).
Stagiaires et volontaires en service civique. Ils ne se mêlent pas aux salariés : ils sont inscrits dans l'ordre d'arrivée, dans une partie spécifique du registre (L1221-13). Pour un stagiaire, le registre indique en plus les dates de début et de fin du stage, le nom et les prénoms du tuteur et le lieu de présence (D1221-23-1).
Salariés étrangers. Pour un salarié soumis à autorisation de travail, le registre indique le type et le numéro d'ordre du titre (D1221-23, 8°). Une copie du titre est annexée au registre et tenue à disposition dans l'établissement, ou sur le chantier où le salarié travaille (D1221-24). Les démarches préalables sont détaillées dans l'outil recruter un salarié hors Union européenne.
Salariés détachés. L'entreprise qui accueille des salariés détachés annexe à son registre la déclaration de détachement (L1221-15-1).
4. Registre papier ou registre numérique
Aucune forme n'est imposée. Le registre peut être un cahier, des feuillets imprimés reliés, ou un support informatique (article L1221-14). Un support de substitution doit permettre d'obtenir toutes les mentions obligatoires sans risque d'altération, et il est présenté et conservé dans les mêmes conditions que le registre papier (D8113-2).
5. Conservation, contrôle et sanctions
Les mentions sont conservées cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement (R1221-26). Le générateur affiche cette date dans la colonne « Conserver jusqu'au » dès que la date de sortie est saisie.
Ne pas tenir le registre, ou omettre une mention, est puni de l'amende des contraventions de quatrième classe, appliquée autant de fois qu'il y a de personnes concernées (R1227-7) : jusqu'à 750 euros par salarié selon le site officiel des entreprises. Le registre fait partie des documents que l'employeur présente lors d'un contrôle, avec les autres registres recensés dans notre check-list des registres obligatoires en entreprise.
Sources officielles : Code du travail, art. L1221-13 à L1221-15-1 — Code du travail numérique · Code du travail, art. D1221-23 (mentions obligatoires) · Code du travail, art. D1221-23-1 (stagiaires) · Code du travail, art. R1221-26 (conservation) et R1227-7 (sanction) · entreprendre.service-public.gouv.fr — Registres obligatoires de l'entreprise
Contenu vérifié — dernière vérification : octobre 2026