1.3 Rôles, droits et gestionnaire GMAO

On pourrait donner à tout le monde les mêmes droits. C'est même tentant au démarrage, pour « ne bloquer personne ». Trois raisons s'y opposent.

Le principe directeur est celui du besoin d'en connaître et d'en faire : chacun dispose des droits nécessaires à sa mission, pas davantage. C'est aussi un principe classique de sécurité informatique : moins un compte a de droits, moins une erreur ou un compte compromis fait de dégâts.

La contrepartie est de ne pas tomber dans l'excès inverse. Des droits trop restreints produisent des contournements : un technicien qui ne peut pas créer d'OT d'urgence le fera sur papier, et l'intervention n'existera jamais dans la GMAO. Une matrice de droits se juge à l'usage, et se corrige.

Le tableau suivant relie chaque profil aux étapes du circuit d'intervention vu au chapitre 1.2. Les intitulés varient selon les entreprises ; les fonctions, elles, se retrouvent partout.

Deux de ces métiers disposent d'une fiche détaillée sur le site : le planificateur de maintenance, qui passe l'essentiel de sa journée dans la GMAO, et le responsable maintenance, qui en exploite les résultats.

Une matrice des droits croise trois dimensions : les objets de la GMAO (équipements, DI, OT, gammes, articles), les actions possibles sur chacun, et les profils. La plupart des logiciels l'expriment sous forme de cases à cocher ; certains ajoutent un périmètre (un site, un atelier, une équipe).

Les actions à distinguer

• Consulter : voir sans modifier. Large par défaut, sauf données sensibles (coûts, données personnelles).
• Créer : ouvrir une DI, un OT, un article.
• Modifier : changer un objet existant ; à distinguer selon son statut (un OT planifié ne se modifie pas comme un OT créé).
• Valider : faire passer un objet à l'étape suivante (DI acceptée, OT clôturé).
• Supprimer : à réserver au gestionnaire, et à remplacer autant que possible par un statut « annulé » ou « inactif » qui conserve la trace.

Quatre règles de construction

Un exemple de matrice complète est donné en fin de chapitre. Il sert de point de départ, à adapter à la taille de l'équipe et au périmètre du logiciel.

Le gestionnaire GMAO, qu'on appelle aussi administrateur fonctionnel ou « key user », est la personne qui répond de la cohérence du logiciel. Ce n'est pas un rôle informatique au sens strict : il connaît la maintenance, ses équipements et ses pratiques, et traduit ces pratiques en paramétrage. Selon la taille du site, c'est un poste à part entière ou une mission confiée à un planificateur, à un technicien méthodes ou au responsable maintenance lui-même.

Le partage des tâches avec le service informatique se décide explicitement. En général, l'informatique répond de l'infrastructure, des accès réseau, de la sécurité et des sauvegardes ; le gestionnaire GMAO répond du contenu et du paramétrage métier. Pour une offre en ligne, une partie de l'infrastructure relève du fournisseur : ce cas est traité au chapitre GMAO SaaS, full web ou sur site.

Une routine type

L'audit de la base et les rituels de pilotage sont développés au chapitre faire vivre la GMAO dans la durée.

Le gestionnaire ne peut pas être dans tous les ateliers ni sur tous les postes. Les référents terrain sont des utilisateurs, en général techniciens ou chefs d'équipe, qui ont reçu une formation plus poussée et servent de premier niveau d'aide à leurs collègues.

Les référents sont aussi les meilleurs alliés d'un déploiement ou d'une évolution majeure : impliqués tôt, ils testent, corrigent et portent le changement auprès de leurs collègues. Les ressorts de cette implication relèvent de la formation Conduite du changement.

Une GMAO sérieuse conserve un journal des modifications : pour chaque objet, qui l'a créé, qui l'a modifié, quand, et quelle valeur a remplacé quelle autre. Ce journal ne sert pas à surveiller les personnes ; il sert à comprendre une donnée surprenante et à reconstituer ce qui s'est passé.

Quand la traçabilité devient une exigence

Pour les vérifications et contrôles, les documents comportent des mentions obligatoires fixées par voie réglementaire (L. 4711-1). Le Code du travail exige notamment qu'ils soient datés et mentionnent l'identité de la personne ou de l'organisme qui a fait le contrôle et de la personne qui l'a réalisé (D. 4711-2). Ils sont conservés pour les cinq dernières années et, en tout état de cause, pour les deux derniers contrôles (D. 4711-3).

Si le registre de sécurité est tenu dans la GMAO, ce que permet R. 4323-27, le support doit offrir des garanties équivalentes au papier : information accessible, sans risque d'altération, conservée aussi longtemps (L. 8113-6 et D. 8113-2). Concrètement, cela suppose des comptes nominatifs, des rapports non modifiables après clôture et un journal des modifications actif.

Aucun texte ni aucune norme ne fixe l'organisation d'une GMAO. Les trois configurations ci-dessous sont des repères, à ajuster selon le nombre d'utilisateurs, de sites et d'équipes postées.

Le cycle de vie d'un compte

• Arrivée : compte créé avec le profil du poste, formation de prise en main avant la première saisie.
• Changement de poste : profil modifié, anciens droits retirés le même jour ; un technicien devenu planificateur n'a pas vocation à cumuler les deux profils.
• Absence longue : délégation temporaire de ses validations à un collègue désigné.
• Départ : compte désactivé, jamais supprimé ni réattribué, pour que l'historique continue d'attribuer ses actions à la bonne personne.

Ces étapes gagnent à être rattachées au processus d'arrivée et de départ des salariés : sans cela, les comptes des partants restent actifs des mois durant.

autorisé · consultation seule · non autorisé. Le gestionnaire n'a pas vocation à valider ou clôturer des OT : il administre, il n'exploite pas.