2.3 Comparer les offres de GMAO

La première étape n'est pas de noter, mais d'éliminer. Les exigences marquées obligatoires dans le cahier des charges servent de filtre : une offre qui ne fonctionne pas hors connexion alors que l'atelier n'a pas de réseau, ou qui ne permet pas d'exporter les données, sort de la liste, quel que soit son prix.

Les offres de GMAO se répartissent en grandes familles, qui ne s'adressent pas aux mêmes besoins :

L'objectif est d'arriver à une liste courte de quatre à six offres dont on analyse la réponse complète, puis de retenir deux ou trois candidats pour la démonstration. Au-delà, l'équipe projet n'a plus le temps d'examiner chaque solution sérieusement.

Une grille pondérée transforme des impressions en décision argumentée. Le principe : regrouper les critères en quelques familles, attribuer à chacune un poids qui reflète son importance, noter chaque offre sur une échelle commune, puis calculer un score. Les poids se fixent avant d'ouvrir les offres, sinon on les ajuste inconsciemment au candidat préféré.

Des familles de critères aux sous-critères

Chaque famille regroupe des sous-critères concrets, repris des exigences souhaitées du cahier des charges. Exemple de découpage :

L'exemple ci-dessous est fictif, construit pour illustrer le calcul. Notes de 1 à 5, poids sur 100, score ramené sur 100 (somme des poids × notes, divisée par 5).

Détail du calcul pour l'offre B : (30 × 3 + 20 × 5 + 15 × 3 + 15 × 4 + 10 × 3 + 10 × 4) / 5 = 365 / 5 = 73.

Lire la grille sans se laisser piéger

• Des écarts de deux ou trois points ne départagent pas. Dans l'exemple, les trois offres sont proches : il faut tester la sensibilité en faisant varier les poids. Si l'on passe l'ergonomie à 15 et la couverture fonctionnelle à 35, l'offre A et l'offre C remontent, l'offre B recule.
• Les notes doivent être justifiées par un constat : exigence démontrée, réponse écrite, retour de référence. Une note sans justification ne résiste pas à la première objection.
• Plusieurs évaluateurs notent séparément avant de confronter leurs notes : un technicien ne voit pas la même chose qu'un acheteur.
• Le coût entre dans la grille comme un critère parmi d'autres, ou il est traité à part une fois le classement technique établi ; les deux méthodes se défendent, mais le choix se fait avant l'ouverture des offres.

Une démonstration libre montre ce que le candidat sait bien faire. Une démonstration sur scénarios montre ce dont l'entreprise a besoin. Le principe : écrire à l'avance un script de situations types, le remettre aux candidats une à deux semaines avant la séance avec un petit jeu de données de l'entreprise, et leur demander de dérouler le script dans l'ordre, sans diapositives.

Exemple de script de démonstration

1. Un opérateur signale depuis un téléphone une fuite sur une pompe ; la demande arrive chez le chef d'équipe.
2. Le chef d'équipe transforme la demande en OT, l'affecte à un technicien et réserve un joint en magasin.
3. Le technicien consulte l'historique de la pompe sans réseau, intervient, saisit son compte rendu, ses temps et la pièce consommée, puis synchronise.
4. Le planificateur crée une gamme préventive déclenchée à 2 000 heures de marche et visualise la charge de la semaine.
5. Le responsable HSE retrouve le dernier rapport de vérification d'un pont roulant et l'échéance suivante.
6. Le responsable maintenance extrait les coûts de l'année par équipement.
7. Le gestionnaire GMAO crée un profil « sous-traitant » limité à ses propres OT, puis lance un export complet des données.

Pour chaque scénario, une fiche de notation simple suffit. Exemple :

Chaque membre du jury note les scénarios qui le concernent sur une fiche préparée, avec les références des exigences du cahier des charges. Les utilisateurs terrain doivent être présents : ce sont eux qui repèrent qu'une saisie demande douze clics.

Essai ou maquette

Pour le ou les deux finalistes, un accès d'essai de quelques semaines, sur un périmètre restreint et des données réelles, lève les derniers doutes : un atelier, une équipe, quelques dizaines d'équipements. Un tel essai non productif et limité dans le temps n'entre d'ailleurs pas dans le champ du chapitre VI du Data Act vu au chapitre précédent. Le véritable site pilote, lui, fait partie du déploiement et sera traité au module 3.

Les références fournies par un candidat sont, par construction, satisfaites. Elles restent utiles si on les interroge sur des faits plutôt que sur une impression générale. Demander des références comparables : même taille de parc, même type d'industrie, même mode d'hébergement, et si possible un client qui a changé de version récemment.

À qui parler

• au gestionnaire GMAO du client, qui connaît le paramétrage et le support au quotidien ;
• à un chef d'équipe ou un technicien, qui dira si la saisie terrain tient la route ;
• au référent informatique, pour les interfaces, les montées de version et la sécurité.

Une visite sur site, quand elle est possible, vaut mieux qu'un appel : on voit la GMAO utilisée par ceux qui la pratiquent tous les jours, pas par ceux qui l'ont achetée.

Comparer un abonnement annuel à un prix de licence n'a pas de sens. Il faut ramener chaque offre à un coût complet sur une durée commune, souvent cinq ans, en intégrant tous les postes, y compris ceux que les offres laissent dans l'ombre :

Le tableau suivant compare deux offres fictives. Les montants sont choisis pour illustrer la méthode et ne reflètent aucun prix du marché ; seule la structure du calcul est à retenir.

Dans cet exemple, l'offre SaaS est moins chère sur cinq ans. Il suffirait pourtant d'un abonnement à 23 000 € par an pour que l'écart s'inverse (115 000 € + 73 000 € = 188 000 €). Le coût complet dépend des hypothèses : nombre d'utilisateurs, clauses d'indexation de l'abonnement, coût réel de l'exploitation interne.

Le contrat transforme les promesses de l'offre en engagements. Un contrat de logiciel ou de service en ligne ne se prépare pas avec les outils des contrats de maintenance d'équipements : il se construit à partir des exigences du cahier des charges et des réponses du candidat, avec l'appui du service juridique ou achats.

Des niveaux de service qui se mesurent

• la disponibilité est définie avec sa période de mesure et ses exclusions (maintenances planifiées annoncées, par exemple) ;
• les incidents sont classés par gravité, du blocage complet à la simple gêne, avec un délai de prise en charge pour chaque niveau ;
• le fournisseur transmet un rapport périodique qui permet de vérifier les engagements ;
• les conséquences d'un manquement sont écrites : pénalités, avoirs ou droit de résiliation.

Deux précautions. D'abord, annexer au contrat le cahier des charges et la réponse du candidat, pour que chaque exigence démontrée devienne opposable. Ensuite, vérifier que les niveaux de service sont mesurables : une « disponibilité élevée » sans chiffre ni méthode de mesure n'engage à rien.

La durée de vie d'une GMAO se compte en années : la fin de contrat et la réversibilité seront reprises, côté exploitation, dans le chapitre faire vivre la GMAO.

Derrière l'expression « GMAO gratuite » se cachent deux réalités différentes, qui s'évaluent avec la même grille que les autres offres.

Dans les deux cas, le coût complet n'est pas nul : il se déplace vers le temps interne, les prestations ou l'offre payante qui suivra. Le calcul sur cinq ans de la zone 5 s'applique à l'identique, et l'exigence d'export complet reste éliminatoire.

Pour un comparatif de trois solutions du marché, voir l'article comparatif des GMAO leaders de la maintenance.