3.2 Reprise des données : inventaire, codification et qualité

La tentation est forte de charger directement le tableur du service ou l'export de l'ancien logiciel. Or ces sources décrivent le parc tel qu'il était quand quelqu'un a pris le temps de le noter. Entre-temps, des machines ont été déplacées, remplacées, modifiées ou mises au rebut sans que la liste suive.

La tournée d'inventaire

L'inventaire terrain confronte la liste consolidée à la réalité, zone par zone. Il se prépare avec une fiche de relevé identique pour tous et se mène de préférence en binôme : un technicien qui connaît les installations, une personne qui saisit.

• relever la plaque signalétique : fabricant, type, numéro de série, année ;
• photographier l'équipement et sa plaque, utile plus tard pour lever un doute ;
• noter la localisation exacte et l'état apparent ;
• poser une étiquette portant l'identifiant, éventuellement avec un code-barres ou un QR code lisible par les mobiles ;
• signaler les équipements trouvés sur le terrain mais absents des listes, et l'inverse.

À l'issue de la tournée, chaque ligne de la liste consolidée tombe dans l'une de trois catégories, qui appellent chacune une décision :

Une fiche équipement peut compter des dizaines de champs. Pour la reprise, l'enjeu est de définir un socle minimal obligatoire, renseigné pour chaque équipement avant le chargement, et de laisser le reste s'enrichir en exploitation. Un champ que personne ne sait remplir restera vide, ou pire, sera rempli au hasard.

Sur la documentation, la norme NF EN 13460 (2009) « Maintenance — Documentation pour la maintenance » traite des documents techniques nécessaires à la maintenance d'un bien ; elle est une référence utile pour dresser la liste des documents à rattacher, sans qu'il soit nécessaire d'en reproduire le contenu.

La reprise est souvent l'occasion de revoir la codification. Le débat porte sur un choix de fond : l'identifiant doit-il signifier quelque chose ?

Un compromis répandu consiste à garder un identifiant technique stable et non signifiant, géré par le logiciel, et à porter la lecture métier par la localisation dans l'arborescence et un repère fonctionnel affiché. Si l'équipement change de place, seule sa localisation change ; son identité et son historique restent.

Des règles de nommage écrites

• structure fixe de la désignation : nom générique, puis qualificatif, puis repère (« Pompe centrifuge eau glacée n° 2 », jamais « P2 eau froide nouvelle ») ;
• liste fermée d'abréviations autorisées, ou aucune abréviation ;
• pas de fabricant ni de numéro de série dans la désignation : ils ont leurs propres champs ;
• casse et accentuation homogènes, pour que la recherche retrouve tout.

La nomenclature d'un équipement décrit de quoi il est composé et quelles pièces de rechange lui sont associées. L'article de magasin est la pièce telle qu'elle est stockée et achetée. Les deux se rejoignent : un même roulement peut figurer dans la nomenclature de dix moteurs, mais il ne doit exister qu'une fois comme article.

Les doublons d'articles sont le défaut le plus coûteux de la reprise magasin : la même pièce existe sous deux références, l'une en rupture, l'autre en surstock, et personne ne le voit. Pour les débusquer :

• trier par référence fabricant normalisée (sans espaces, tirets ni points) ;
• imposer une désignation structurée : type de pièce, caractéristiques, dimensions (« Roulement à billes 6205 2RS », pas « roult moteur ») ;
• faire valider les fusions par le magasinier et un technicien avant chargement ;
• ne reprendre les articles sans mouvement depuis longtemps qu'après décision explicite : garder, déclasser ou écouler.

La reprise du stock s'appuie idéalement sur un inventaire physique à la date de bascule, pour charger des quantités justes. La gestion du magasin en exploitation, criticité des pièces et réapprovisionnement, fait l'objet du chapitre 4.2 Pièces de rechange.

Reprendre tout l'historique paraît prudent. En pratique, des années d'OT saisis avec des codes différents, des libellés libres et des équipements renommés pèsent sur la reprise sans être exploitables. La bonne question n'est pas « que possède-t-on ? » mais « de quoi aura-t-on besoin dans la GMAO, et sous quelle forme ? ».

Quand l'historique correctif est repris, le faire sous une forme homogène et réduite :

• date de l'intervention et équipement, rattaché à son nouvel identifiant ;
• nature de l'intervention, ramenée à la liste des types d'OT du nouveau paramétrage ;
• durée ou temps passé, si l'information est fiable ;
• le libellé d'origine conservé dans un champ texte, sans chercher à le recoder ligne à ligne.

Pour le correctif, une reprise partielle bien codifiée vaut mieux qu'une reprise complète inexploitable. Les indicateurs de fiabilité calculés sur un historique hétérogène donnent des résultats trompeurs : mieux vaut démarrer une série propre à la bascule.

Le nettoyage se fait avant le chargement, dans les fichiers de reprise, jamais « on corrigera dans la GMAO ». Une fois l'outil en service, chacun travaille avec les données telles qu'elles sont, et les corrections n'arrivent plus.

Les défauts à traiter

Des responsables de la donnée

Une base propre le jour de la bascule se dégrade en quelques mois si personne n'en est responsable. Chaque famille de données reçoit un propriétaire, chargé de valider les créations et modifications :

La création d'équipements ou d'articles se limite alors à quelques profils, conformément aux droits définis au chapitre 1.3. Les audits réguliers de la base sont détaillés au chapitre 4.3.

Le chargement proprement dit passe par des gabarits d'import fournis par l'éditeur ou l'intégrateur : un fichier par objet, dans un ordre imposé par les liens entre eux. On ne peut pas rattacher un équipement à une localisation qui n'existe pas encore, ni une pièce à un équipement absent.

Chaque import se contrôle aussitôt, avant de passer au suivant :

• comptages : le nombre d'enregistrements chargés correspond au nombre de lignes du fichier, les rejets sont expliqués ;
• sondages : une vingtaine de fiches tirées au hasard sont comparées une à une au fichier source et, pour les équipements, au terrain ;
• échéances : pour les plans, la prochaine date calculée par la GMAO est confrontée à celle de l'ancien planning, en particulier pour les vérifications réglementaires ;
• validation : les propriétaires de chaque famille de données signent la reprise de leur périmètre avant la bascule.