Article R1221-1 — Mentions obligatoires de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
L'article R1221-1 énumère les mentions obligatoires de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) : identité de l'employeur et du salarié, date d'embauche, nature et durée du contrat.
Ce que dit l'article R1221-1
Texte officiel en vigueur depuis le 01/09/2017 :
La déclaration préalable à l'embauche comporte les mentions suivantes :
1° Dénomination sociale ou nom et prénoms de l'employeur, code APE, adresse de l'employeur, numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de sécurité sociale ;
2° Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d'identification s'il est déjà immatriculé à la sécurité sociale ;
3° Date et heure d'embauche ;
4° Nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d'essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède six mois ;
5° Lorsqu'il s'agit de l'embauche d'un salarié agricole, les données nécessaires au calcul par les caisses de mutualité sociale agricole des cotisations dues pour l'emploi de salariés agricoles, à l'affiliation de ces mêmes salariés aux institutions mentionnées à l'article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime et à l'organisation de la visite d'information et de prévention ou de l'examen médical d'aptitude à l'embauche prévus aux articles R. 717-13 et R. 717-16 du même code.
L'article R1221-1 du Code du travail dresse la liste précise des informations que tout employeur doit transmettre lorsqu'il déclare l'embauche d'un salarié. C'est le contenu exact de la fameuse DPAE (déclaration préalable à l'embauche), formalité incontournable à accomplir avant que le salarié ne prenne son poste.
Ce que dit l'article R1221-1
Texte officiel en vigueur au 1er septembre 2017 :
La déclaration préalable à l'embauche comporte les mentions suivantes :
1° Dénomination sociale ou nom et prénoms de l'employeur, code APE, adresse de l'employeur, numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de sécurité sociale ;
2° Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d'identification s'il est déjà immatriculé à la sécurité sociale ;
3° Date et heure d'embauche ;
4° Nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d'essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède six mois ;
5° Lorsqu'il s'agit de l'embauche d'un salarié agricole, les données nécessaires au calcul par les caisses de mutualité sociale agricole des cotisations dues pour l'emploi de salariés agricoles, à l'affiliation de ces mêmes salariés aux institutions mentionnées à l'article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime et à l'organisation de la visite d'information et de prévention ou de l'examen médical d'aptitude à l'embauche prévus aux articles R. 717-13 et R. 717-16 du même code.
En clair, qu'est-ce que ça veut dire ?
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) est la formalité unique que vous accomplissez auprès de l'URSSAF (ou de la MSA pour le secteur agricole) avant de faire travailler un nouveau salarié. Elle remplace et regroupe plusieurs déclarations historiques en une seule démarche.
L'article R1221-1 ne crée pas l'obligation de déclarer — celle-ci découle de l'article L1221-10 du Code du travail. Cet article réglementaire fait autre chose : il énumère précisément les informations à renseigner. Autrement dit, il dit « voici ce que votre déclaration doit contenir, ni plus ni moins ».
On y retrouve trois blocs : les données qui identifient l'employeur (1°), celles qui identifient le salarié (2°), et celles qui décrivent la relation de travail qui démarre — date et heure d'embauche, nature et durée du contrat, période d'essai (3° et 4°). Le 5° ajoute des mentions spécifiques pour les salariés agricoles relevant de la MSA.
Qui est concerné ?
- Tous les employeurs du secteur privé qui embauchent un salarié, quel que soit le type de contrat (CDI, CDD, contrat saisonnier, etc.).
- Les employeurs relevant du régime général (déclaration à l'URSSAF) comme du régime agricole (déclaration à la MSA, avec les mentions additionnelles du 5°).
- Toute embauche est concernée, y compris la première embauche d'une entreprise individuelle ou d'une association.
À noter : la DPAE concerne le moment de l'embauche. Elle est distincte du registre unique du personnel (article L1221-13), que l'employeur tient ensuite dans chaque établissement, et du contrat de travail lui-même (article L1221-3).
Ce que cela implique en pratique
Concrètement, lorsque vous remplissez votre DPAE, vous devez fournir les éléments suivants, regroupés par catégorie :
| Bloc | Mentions exigées (article R1221-1) |
|---|---|
| Employeur (1°) | Dénomination sociale ou nom/prénoms, code APE, adresse, numéro SIRET (système d'identification du répertoire des entreprises et établissements), service de santé au travail de rattachement (régime général). |
| Salarié (2°) | Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, et numéro national d'identification (NIR / numéro de sécurité sociale) s'il est déjà immatriculé. |
| Embauche (3°) | Date et heure d'embauche. |
| Contrat (4°) | Nature et durée du contrat, durée de la période d'essai éventuelle pour les CDI et les CDD dont le terme ou la durée minimale excède six mois. |
| Agricole (5°) | Données spécifiques pour le calcul des cotisations MSA, l'affiliation et l'organisation de la visite d'information et de prévention ou de l'examen médical d'aptitude. |
La DPAE doit être effectuée au plus tôt dans les huit jours précédant l'embauche et au plus tard avant la prise effective du poste par le salarié (modalités et délais fixés par les articles R1221-2 et suivants, et par le code de la sécurité sociale). En pratique, elle se réalise en ligne sur le portail de l'URSSAF (ou de la MSA), ou via le logiciel de paie de l'entreprise.
L'employeur doit conserver une preuve de la déclaration et remettre au salarié une information sur l'accomplissement de cette formalité, sauf si un document en tenant lieu (comme un contrat de travail mentionnant l'organisme destinataire) est fourni.
Risques en cas de non-respect
L'absence de DPAE — ou une déclaration incomplète volontairement omise — est l'un des éléments caractérisant le travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié, défini à l'article L8221-5 du Code du travail. Ce délit expose l'employeur à de lourdes sanctions pénales : selon l'article L8224-1 du Code du travail, le travail dissimulé est puni de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende (montants portés à cinq ans et 75 000 € dans certaines circonstances aggravantes, notamment lorsqu'il vise un mineur ou plusieurs personnes) (Légifrance, L8224-1).
S'ajoutent des conséquences sociales (redressement URSSAF des cotisations éludées, annulation d'exonérations) et, pour le salarié, le droit à une indemnité forfaitaire de travail dissimulé.
Une DPAE oubliée ne se « rattrape » pas après coup en cas de contrôle : la régularité de la formalité s'apprécie au moment de la prise de poste. D'où l'importance de l'intégrer systématiquement au processus d'embauche.
Cas pratiques
Cas n°1 — Première embauche d'une TPE en CDI
Un artisan crée son activité et recrute son premier salarié en CDI avec une période d'essai. Sa DPAE doit mentionner ses identifiants d'entreprise (nom/dénomination, code APE, adresse, numéro SIRET, service de santé au travail de rattachement), l'identité complète du salarié et son numéro de sécurité sociale, la date et l'heure d'embauche, ainsi que la nature CDI et la durée de la période d'essai (4° de l'article R1221-1). Réalisée en ligne avant la prise de poste, la déclaration sécurise l'embauche.
Cas n°2 — CDD de remplacement de trois mois
Une entreprise embauche en CDD pour trois mois afin de remplacer un salarié absent. La DPAE doit indiquer la nature (CDD) et la durée du contrat. En revanche, la mention de la durée de la période d'essai n'est exigée par le 4° que pour les CDD dont le terme ou la durée minimale excède six mois : pour un CDD de trois mois, cette information n'a pas à figurer dans la déclaration, même si une période d'essai existe par ailleurs dans le contrat.
Cas n°3 — Embauche d'un saisonnier agricole
Une exploitation recrute un ouvrier saisonnier pour les vendanges. Relevant de la MSA, l'employeur effectue sa déclaration auprès de la caisse de mutualité sociale agricole. Au-delà des mentions communes, le 5° de l'article R1221-1 impose les données nécessaires au calcul des cotisations agricoles, à l'affiliation du salarié et à l'organisation de la visite d'information et de prévention ou de l'examen médical d'aptitude à l'embauche.
Cas n°4 — Contrôle après une embauche non déclarée
Lors d'un contrôle, l'inspection du travail constate qu'un salarié travaille sans qu'aucune DPAE n'ait été transmise. L'absence intentionnelle de cette déclaration est l'un des faits caractérisant le travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié (article L8221-5). À titre informatif, ce délit est sanctionné par l'article L8224-1 du Code du travail ; chaque situation s'apprécie au cas par cas par les autorités compétentes.
Articles connexes du Code du travail
L'article R1221-1 se lit en lien avec :
- Article L1221-10 — pose l'obligation de la déclaration préalable à l'embauche, dont R1221-1 précise le contenu.
- Article L1221-13 — registre unique du personnel, autre formalité liée à l'embauche, tenue par établissement.
- Article L1221-1 — liberté de l'embauche et règles du droit commun des contrats.
- Article L1221-3 — forme et langue du contrat de travail.
- Article L1221-19 — durée maximale de la période d'essai, dont R1221-1 demande la mention dans la déclaration.
Questions fréquentes
Articles connexes
Page mise à jour le 25/06/2026.