1.2 Lire un dossier et sélectionner l'information utile

Le réflexe naturel, quand on découvre un dossier de quinze ou vingt pages, est de se plonger dans le premier document. C'est une erreur de méthode : avant de lire, il faut savoir ce que l'on cherche. Cette information se trouve dans le sujet, qu'on appelle souvent « la commande ».

Une commande de note ou de rapport précise en général quatre éléments. Il vaut la peine de les souligner et de les recopier en haut du brouillon :

• Le destinataire : un maire, un directeur général des services, un chef de service, un officier de police judiciaire. Il détermine le niveau de détail et le ton.
• L'objet : la question précise à traiter, souvent plus étroite que le thème du dossier.
• Le contexte : la situation de la collectivité ou du service, qui oriente les informations utiles.
• La forme attendue : note, rapport, courriel, lettre, tableau, avec parfois une longueur indicative.

Les rapports de jury montrent que cette lecture de la commande n'est pas une formalité. Pour la note du concours externe de rédacteur territorial de la session 2023, le jury du CDG 14 observe :

« Une lecture attentive du sujet permettait d’amorcer le plan, d’identifier la problématique et faciliter la sélection des idées et de l’argumentation. »

— rapport du jury, concours de rédacteur territorial, CDG 14, session 2023

L'exemple inverse est tout aussi parlant : au concours interne d'adjoint administratif organisé en 2021 par la préfecture de région Hauts-de-France, le jury relève qu'« une majorité des candidats n’a pas pris en compte le fait qu’un format mail était demandé » et a rédigé une lettre administrative. Une commande mal lue fait perdre des points avant même d'avoir écrit une ligne.

Une fois la commande comprise, on ne lit pas encore les documents en détail. On les parcourt pour en dresser l'inventaire, en quelques minutes : pour chacun, sa nature, sa date, sa source et sa longueur. Ce « sommaire du dossier » tient en quelques lignes de brouillon.

Les documents d'un dossier de concours ne se valent pas. Une méthode éprouvée consiste à les ranger en trois familles :

Cette classification aide aussi à repérer les documents datés : un texte de loi ancien peut avoir été modifié par un document plus récent du même dossier. Quand deux documents semblent se contredire, la date et la nature du texte permettent souvent de trancher, et le signaler dans la copie montre qu'on a lu attentivement.

Enfin, le sommaire permet d'estimer le temps de lecture : un dossier de vingt pages ne se lit pas comme un dossier de six. Le chapitre bâtir un plan et gérer son temps propose des répartitions selon la durée de l'épreuve.

La lecture détaillée vient ensuite, document par document. Elle est « active » : on lit avec la commande en tête et un crayon en main. Pour chaque passage utile, on souligne l'idée principale et on note en marge un mot-clé qui la résume, par exemple « coût », « calendrier », « obligation légale », « risque ». Ces mots-clés deviendront les lignes du tableau de tri.

Trois conseils de méthode rendent cette lecture plus efficace :

• Souligner peu. Un document entièrement surligné n'a pas été trié. Mieux vaut une idée par paragraphe, au plus.
• Noter la référence. Chaque idée relevée est suivie du numéro du document et, si possible, de la page. On retrouvera ainsi la source au moment de rédiger, sans relire tout le dossier.
• Relever les chiffres et les dates. Montants, délais, effectifs, dates d'entrée en vigueur : ce sont souvent les éléments précis qu'attend le correcteur.

Pour un rapport, la lecture cherche d'abord les faits : qui, quoi, où, quand, comment, et quelles mesures ont été prises. Le chapitre rapporter des faits reprend cette grille. Pour un cas pratique, on lit les questions avant les documents, puis on repère pour chaque question les éléments qui y répondent.

Deux erreurs opposées reviennent dans les rapports de jury : négliger une partie du dossier, et en recopier des passages entiers.

Négliger des documents. Pour la note du concours de rédacteur territorial de la session 2023, les correcteurs du CDG 29 conseillent « de veiller à exploiter l’ensemble des annexes du sujet pour étayer la note ». Pour le rapport de police municipale de la session 2022, le CDG 76 regrette que les candidats « n’aient pas suffisamment analysé les documents » ; au concours interne, il relève que « certains rapports manquaient de précisions, alors que les éléments figuraient dans les pièces jointes du sujet ».

Recopier. À l'inverse, le même rapport du CDG 29 conseille, pour le concours interne et le troisième concours, d'éviter « les copier/coller des documents annexes ». Sur une épreuve de français à partir d'un texte, le jury du CDG 76 pour le concours d'adjoint administratif de 2022 note que « les termes du texte ont été repris mot à mot sans répondre véritablement aux questions posées » ; le CDG 35 relève, pour l'explication de texte du concours de gardien-brigadier de 2022, « un fort usage de la paraphrase ».

La bonne mesure est une reformulation : on garde les termes techniques exacts (un intitulé de loi, une appellation officielle), mais on écrit soi-même les phrases qui les portent.

Tout ce qui est dans le dossier n'a pas vocation à être dans la copie. Un dossier de concours contient souvent des documents partiellement utiles, voire des éléments hors sujet au regard de la commande. Sélectionner, c'est choisir ce qui répond à la question posée au destinataire désigné.

Une méthode simple consiste à classer chaque idée relevée dans l'une de trois colonnes :

• Indispensable : l'idée répond directement à la commande (une obligation, un chiffre clé, un risque majeur).
• Utile : elle précise ou illustre une idée indispensable ; on la garde si la place le permet.
• Hors commande : elle est intéressante mais ne sert pas le destinataire ; on l'écarte, même si elle a demandé du temps de lecture.

Cette étape conditionne la qualité du plan. Le jury du CDG 14, à propos de la note du concours interne et du troisième concours de rédacteur de la session 2023, constate que « beaucoup de candidats ont des difficultés à sélectionner les informations, ce qui conduit à des plans peu équilibrés et pas toujours cohérents ».

À l'inverse, pour le rapport du premier concours interne de gardien-brigadier de 2022, le CDG 31 relève que « la plupart des candidats a su repérer et hiérarchiser les informations essentielles du dossier » : repérer et hiérarchiser, ce sont exactement les deux gestes de ce chapitre.

Voici un exemple entièrement inventé pour la formation. Commande : « Vous êtes rédacteur à la direction de la culture de la commune de Valbrune (12 000 habitants). Le maire souhaite savoir si la médiathèque peut ouvrir le dimanche après-midi. Rédigez-lui une note. » Le dossier compte six documents : un extrait de code sur les bibliothèques (document 1), une délibération fixant les horaires actuels (2), un tableau de fréquentation sur deux ans (3), un article de presse sur l'ouverture dominicale dans d'autres villes (4), un compte rendu de réunion avec les agents (5) et un devis de sécurité du bâtiment (6).

Après la lecture active, le candidat retient cinq idées, notées en mots-clés dans la marge : « cadre juridique », « demande du public », « organisation du travail des agents », « coût », « expériences ailleurs ». Il les reporte dans un tableau de tri (voir ci-dessous) et note, pour chaque case, la référence du document. Il écarte un paragraphe de l'article de presse sur l'histoire des bibliothèques publiques : intéressant, mais hors de la commande du maire.

Le tableau montre immédiatement deux choses. L'idée « organisation du travail des agents » n'est nourrie que par un document : il faudra la traiter prudemment et signaler qu'elle demande une concertation. L'idée « coût » croise trois documents : c'est un point fort de la note. Le plan, traité au chapitre suivant, découle presque directement de ce tableau.

Ce tri doit rester rapide : dans une épreuve de trois heures, vingt à trente minutes pour la lecture et le tri sont une proposition raisonnable, à ajuster à la taille du dossier.