4.3 Style administratif, orthographe et présentation de la copie

Les rapports de jury lus pour cette formation portent sur trois concours différents, de catégorie B et C. Tous parlent de l'orthographe.

• Rédacteur territorial, CDG du Calvados, session 2023 : « trop de copies contiennent des fautes d'orthographe, de grammaire et de conjugaison ».
• Rédacteur territorial, CDG du Finistère, session 2023, à propos de la note : « Une attention particulière est à apporter à la relecture pour éviter les trop nombreuses fautes d'orthographe relevées. »
• Gardien-brigadier de police municipale, CDG d'Ille-et-Vilaine, session 2022, épreuve de rapport : « Beaucoup trop de fautes d'orthographe et de syntaxe. »
• Gardien-brigadier de police municipale, CDG de la Haute-Garonne, session 2022 : « la majorité des copies comporte de trop nombreuses fautes d'orthographe, de syntaxe et d'expression ».
• Gardien-brigadier de police municipale, CDG des Alpes-Maritimes, session 2022 : l'orthographe est présentée comme « un élément important de la bonne compréhension » du rapport.
• Adjoint administratif principal de 2e classe, préfecture de région Hauts-de-France, session 2021 : les correcteurs « déplorent un nombre de fautes important sur certaines copies ».

Le message est cohérent : l'orthographe n'est pas un détail que la qualité du fond ferait oublier. Pour une note ou un rapport, elle conditionne la lisibilité du document, ce que le rapport des Alpes-Maritimes rattache à l'usage réel des rapports dans le métier. Le QCM de français pour les concours du portail permet de repérer ses points faibles avant de s'entraîner à l'écrit.

Deuxième reproche : des phrases mal construites ou trop longues. Le rapport du CDG du Calvados (rédacteur, session 2023) évoque « des phrases longues qui font perdre en compréhension pour le correcteur ». Celui du CDG du Finistère (même session) invite à faire « preuve davantage d'esprit de synthèse en utilisant un style clair et direct ».

À l'inverse, la réponse trop brève est aussi sanctionnée : le même rapport du Finistère relève, pour l'épreuve de questions, « un style télégraphique de type prise de note », et celui des Alpes-Maritimes (police municipale, session 2022) des réponses « formulées dans un style verbal ». L'équilibre recherché est une phrase complète et courte, qui porte une seule idée.

Troisième point : la reformulation. Plusieurs rapports relèvent la paraphrase ou la recopie des documents. Au concours de police municipale, le CDG de la Haute-Garonne (session 2022) note que « quelques candidats n'ont pas fait d'effort de reformulation » ; au concours de rédacteur, le CDG du Finistère conseille aux candidats internes d'éviter « les copier/coller des documents annexes ». Reformuler, c'est prouver qu'on a compris ; recopier, c'est laisser au correcteur le soin de juger si on l'a fait.

Aucun texte réglementaire ne définit le « style administratif ». Il s'agit d'usages, que les notes de cadrage et les formations des administrations reprennent sous des formes voisines. Ceux qui suivent sont les plus répandus ; en cas de consigne différente dans le sujet ou la note de cadrage du concours, la consigne l'emporte.

• Neutralité. Pas de jugement personnel ni d'adjectif de valeur (« scandaleux », « formidable ») : on expose des faits et des propositions.
• Pas de « je » dans une note. La note se rédige de façon impersonnelle (« il est proposé », « la commune dispose »). Dans un courriel ou une lettre demandés par un cas pratique, en revanche, l'agent qui écrit peut employer « je », comme dans l'exemple du chapitre 4.1.
• Précision. Des dates, des chiffres, des références exactes plutôt que « récemment », « beaucoup », « selon la loi ».
• Sigles. Un sigle se développe à sa première apparition (« centre communal d'action sociale (CCAS) »). Les rapports de jury lus ne traitent pas des abréviations : par prudence, on les évite dans le corps du texte.
• Formules d'usage. Une lettre administrative commence par une formule d'appel (« Madame, », « Monsieur, ») et se termine par une formule de politesse. Un courriel professionnel porte un objet clair. Ces codes varient selon les administrations : on suit le modèle ou la consigne du sujet quand il y en a un.

Pour la forme propre à chaque épreuve (en-tête de note, objet du rapport), voir les chapitres 2.3 et 3.3 : plusieurs rapports reprochent précisément le non-respect du « formalisme » attendu.

La présentation compte, parce qu'une copie se lit d'abord. Le rapport du CDG de la Seine-Maritime (police municipale, session 2022) signale, pour certaines copies de rapport, « une présentation négligée ». Une copie lisible, c'est une écriture régulière, des paragraphes séparés par une ligne, des marges, et des ratures limitées et nettes.

Les règles matérielles, elles, relèvent du règlement du concours et de la consigne du sujet. Les rapports montrent que leur non-respect coûte la copie entière :

• le CDG de la Marne (rédacteur, session 2023) a écarté des copies pour « utilisation de plus d'une couleur pour composer », « lignes tracées » et « brouillon rendu avec la copie » ;
• le CDG de la Seine-Maritime (adjoint administratif, session 2022) a annulé des copies pour « utilisation d'une couleur autre que bleue et noire » ;
• les signatures, noms et dates absents du sujet entraînent la note de zéro pour rupture d'anonymat (voir le chapitre 4.1).

Réviser le français pour un concours, c'est d'abord consolider les règles les plus fréquentes : accords du participe passé, homophones grammaticaux, conjugaison, ponctuation. C'est aussi savoir que certaines tournures ne sont pas des fautes, même si on les entend souvent critiquer. Deux exemples, d'après l'Académie française :

• « Après que » se construit avec l'indicatif (« après qu'il est parti ») ; le passé antérieur (« après qu'il eut parlé ») est également correct.
• « Au jour d'aujourd'hui » : l'Académie conseille « aujourd'hui », mais sa page « Questions de langue » indique que la tournure « n'est pas incorrecte ». Dans une copie, « aujourd'hui » suffit.

Pour les points où l'usage hésite (accord de « leur » dans certains emplois distributifs, graphies rectifiées de 1990), mieux vaut choisir la forme la plus courante et s'y tenir dans toute la copie. La cohérence d'ensemble est ce qui se remarque le plus.

Les rapports lient souvent les fautes au temps : le CDG du Finistère (rédacteur, session 2023) demande une meilleure gestion du temps « pour pouvoir se relire », et le CDG d'Ille-et-Vilaine (police municipale, session 2022) invite les candidats « à prendre le temps de relire leur copie afin d'éviter les nombreuses fautes d'orthographe ». La relecture se prévoit donc dès le début de l'épreuve, dans le minutage (chapitre 1.3).

Relire efficacement, c'est relire avec un objectif à chaque passage plutôt que tout à la fois :

1. Premier passage (fond et forme demandée) : toutes les questions ou parties sont traitées, l'en-tête ou l'objet est présent, la conclusion existe.
2. Deuxième passage (accords) : pour chaque verbe, retrouver son sujet ; pour chaque participe passé, vérifier l'accord.
3. Troisième passage (homophones et ponctuation) : a / à, et / est, ou / où, ces / ses, leur / leurs ; une idée par phrase, un point à la fin.
4. Dernier regard (règles matérielles) : aucune signature, aucun nom ou lieu absent du sujet, une seule couleur conforme à la consigne.

Une correction se fait proprement : un mot barré d'un trait, le mot juste au-dessus. Mieux vaut une rature nette qu'une faute laissée par peur de salir la copie.