Le budget de fonctionnement est la dotation que l'employeur verse au CSE pour lui permettre d'exercer ses attributions économiques et professionnelles (AEP). C'est l'argent du fonctionnement de l'instance elle-même : tout ce qui sert aux élus pour analyser la marche de l'entreprise, préparer les réunions, se documenter et défendre les intérêts des salariés.

Ce budget n'a rien à voir avec les avantages distribués aux salariés (chèques-cadeaux, vacances, billetterie) : ces dépenses relèvent du second budget, celui des activités sociales et culturelles, traité au chapitre suivant. La séparation des deux budgets est l'un des principes cardinaux de la trésorerie du CSE.

L'obligation de verser une subvention de fonctionnement concerne les CSE des entreprises d'au moins 50 salariés (article L2315-61 du Code du travail). En deçà de ce seuil, le CSE n'a pas d'attributions économiques étendues et ne perçoit pas cette subvention.

Le Code du travail fixe un plancher pour cette subvention, indexé sur l'effectif de l'entreprise (article L2315-61) :

• une subvention d'au moins 0,20 % de la masse salariale brute dans les entreprises de 50 à moins de 2 000 salariés ;
• une subvention d'au moins 0,22 % de la masse salariale brute à partir de 2 000 salariés.

Ce sont des montants minimaux. Un accord collectif ou un usage peut prévoir mieux, jamais moins. La subvention est versée par l'employeur, en principe de manière régulière sur l'exercice.

Le taux ne suffit pas : encore faut-il savoir sur quelle base il s'applique. L'assiette de la subvention est la masse salariale brute de l'entreprise, définie par le Code du travail (article L2315-61).

Concrètement, cette masse salariale correspond, pour l'essentiel, à l'ensemble des rémunérations brutes soumises à cotisations versées aux salariés. Le périmètre exact (éléments inclus, éléments exclus) a fait l'objet de précisions jurisprudentielles : c'est un point technique où le trésorier a tout intérêt à vérifier le détail plutôt qu'à se fier à un montant communiqué sans justificatif.

Le contour de l'assiette ayant évolué au fil des réformes et des décisions de justice, il est prudent de se référer au texte en vigueur et, en cas de doute sur des éléments de rémunération particuliers, de demander le détail du calcul à l'employeur. Pour vérifier les règles d'assujettissement à cotisations, la documentation de l'URSSAF est une source officielle utile.

Le budget de fonctionnement sert à faire vivre l'instance et à donner aux élus les moyens d'exercer leur mandat. Il couvre notamment :

• Le fonctionnement courant : fournitures, frais de réunion du comité, documentation, abonnements professionnels, matériel et outils de travail des élus.
• Les expertises libres : lorsque le CSE décide de faire appel à un expert à sa propre initiative (au-delà des expertises légales prises en charge par l'employeur), c'est en principe sur ce budget que la dépense est imputée.
• La formation des élus : certaines formations utiles à l'exercice du mandat — notamment la formation économique des membres titulaires — peuvent être prises en charge sur ce budget.
• Le conseil et l'assistance : honoraires d'avocat, de conseil juridique ou comptable sollicités pour l'activité du comité.

C'est la règle qu'il faut graver : le budget de fonctionnement ne finance jamais les activités sociales et culturelles (ASC). Pas de chèques-cadeaux, pas de billetterie, pas de subvention vacances, pas d'arbre de Noël payés sur ce budget.

Ces dépenses relèvent du second budget, celui des ASC, qui a sa propre dotation et ses propres règles (chapitre 3.2). Les deux enveloppes sont distinctes et étanches : on tient deux comptabilités, on ne pioche pas dans l'une pour l'autre au gré des besoins.

Le trésorier est le garant de la bonne tenue du budget de fonctionnement : il vérifie le versement de la subvention, suit les dépenses, conserve les justificatifs et veille à ce qu'aucune dépense d'ASC ne s'y glisse par erreur.

Avant chaque engagement, trois questions simples : quel budget ? quel justificatif ? quelle traçabilité ? Cette discipline protège le comité et ses élus.