Le CSE gère de l'argent : la subvention de fonctionnement, la contribution aux activités sociales et culturelles, parfois des cotisations ou des recettes propres. Ces fonds ne sont pas l'argent des élus : ce sont des fonds collectifs, destinés aux salariés et au fonctionnement de l'instance.

C'est pour cette raison que la loi du 5 mars 2014, codifiée aux articles L2315-64 et suivants du Code du travail, a imposé au comité de tenir une comptabilité et de rendre des comptes. L'objectif est double :

• La transparence vis-à-vis des salariés : ils doivent pouvoir savoir comment sont utilisés des fonds qui leur sont destinés.
• La traçabilité et le contrôle : protéger le comité et ses élus en cas de question, de contestation ou de contrôle.

Le premier niveau concerne les CSE dont les ressources annuelles n'excèdent pas un seuil fixé par la réglementation. La grande majorité des CSE de petites et moyennes structures relèvent de ce cas.

Pour eux, la loi prévoit une comptabilité ultra-simplifiée : il s'agit de tenir un livre retraçant chronologiquement les recettes et les dépenses du comité. À la clôture de l'exercice, le CSE établit un état de synthèse simplifié de son patrimoine et de ses engagements.

Pas besoin de comptes annuels complets ni d'intervenant extérieur obligatoire pour ce niveau : un suivi rigoureux des entrées et sorties, budget par budget, suffit à répondre à l'obligation légale.

Le deuxième niveau vise les CSE dont les ressources dépassent le seuil bas mais qui restent en dessous des critères du grand CSE. Leurs obligations sont renforcées.

Ces comités tiennent une comptabilité simplifiée : ils enregistrent leurs créances et leurs dettes en fin d'exercice, et établissent des comptes plus complets qu'un simple livre de recettes-dépenses. La loi prévoit qu'ils confient la présentation de leurs comptes annuels à un expert-comptable, dont la mission est rémunérée sur le budget de fonctionnement.

Le troisième niveau concerne les grands CSE, qui dépassent, à la clôture de l'exercice, plusieurs seuils fixés par la réglementation (combinant un nombre de salariés, un montant de ressources et un total de bilan).

Ces comités ont les obligations les plus lourdes :

• établir des comptes annuels complets (bilan, compte de résultat, annexe), selon les règles comptables applicables ;
• nommer un commissaire aux comptes et un suppléant, chargés de contrôler les comptes ;
• désigner un trésorier et préciser dans le règlement intérieur les modalités d'arrêté et d'approbation des comptes.

Le commissaire aux comptes joue ici un rôle de contrôle externe : il vérifie la régularité et la sincérité des comptes. C'est un niveau d'exigence comparable à celui d'une entreprise de taille équivalente.

Pour les très grands CSE qui contrôlent une ou plusieurs entités (associations, structures de gestion d'activités sociales), la loi peut imposer une étape supplémentaire : l'établissement de comptes consolidés ou combinés, qui agrègent les comptes du comité et ceux des entités qu'il contrôle.

L'objectif est d'éviter que des flux financiers importants échappent à la vue d'ensemble parce qu'ils transitent par une structure rattachée. La consolidation donne une image fidèle de l'ensemble des ressources gérées par le comité.

Quel que soit le niveau, certains réflexes valent pour tous les trésoriers et secrétaires de CSE :

• Je vérifie la catégorie de mon CSE avant de choisir l'outil comptable : un petit CSE n'a pas besoin de comptes annuels, mais doit quand même tenir un livre rigoureux.
• Je recalcule la situation chaque année : un CSE peut changer de catégorie d'une année sur l'autre si ses ressources évoluent.
• Je prévois l'intervenant extérieur au budget si le CSE est moyen ou grand (expert-comptable, commissaire aux comptes), sur le budget de fonctionnement.
• Je garde en tête la transparence : l'obligation comptable n'est pas une fin en soi, c'est l'outil qui permet de rendre des comptes aux salariés.