Le cœur du travail du trésorier, c'est l'enregistrement régulier de chaque mouvement financier. Une recette (subvention versée par l'employeur, remboursement, recette d'activité) ou une dépense (commande, prestation, achat de chèques cadeaux) doit être saisie au fil de l'eau, pas reconstituée en panique à la clôture.

Chaque écriture porte au minimum :

• la date du mouvement ;
• la nature de la recette ou de la dépense ;
• le montant ;
• le budget concerné (fonctionnement ou activités sociales et culturelles) ;
• la référence du justificatif qui lui correspond.

Une écriture sans pièce justificative est une écriture fragile. Pour chaque mouvement, le trésorier doit pouvoir produire la pièce qui le prouve : facture du fournisseur, reçu, contrat, relevé bancaire, bon de commande, note de frais.

Cette discipline n'est pas de la paperasse : c'est ce qui protège les élus. En cas de question d'un salarié, de contestation lors de l'approbation des comptes ou d'un contrôle, c'est la pièce qui répond à la place de l'élu.

Les pièces se conservent pendant une durée suffisante (la durée légale de conservation des documents comptables est encadrée). Le bon réflexe : ne jeter aucune pièce comptable sans s'être assuré que la durée de conservation est passée.

Le CSE dispose de deux budgets aux finalités distinctes : le budget de fonctionnement (qui sert à l'activité de l'instance) et le budget des activités sociales et culturelles (ASC) (destiné aux salariés et à leurs familles). Ces deux budgets doivent être suivis séparément en comptabilité.

Concrètement, chaque recette et chaque dépense est affectée à l'un ou l'autre. On ne finance pas une activité sociale avec le budget de fonctionnement, ni l'inverse, sauf dans les cas de transfert prévus et encadrés par la loi.

Au-delà des chiffres, l'article L2315-69 du Code du travail impose au CSE d'établir un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sa gestion financière, de nature à éclairer l'analyse des comptes par les salariés.

Ce rapport accompagne les comptes et permet de comprendre ce qu'il y a derrière les montants. Il présente notamment :

• l'organisation du comité (nombre de sièges, élus, commissions) ;
• l'utilisation de la subvention de fonctionnement ;
• l'utilisation des ressources liées aux activités sociales et culturelles ;
• la description et l'évaluation du patrimoine, des engagements en cours et des transactions significatives.

Le contenu précis du rapport varie selon la taille du CSE : il est plus détaillé pour les grands comités. C'est ce document, associé aux comptes, qui rend la gestion réellement lisible pour les salariés.

La loi n'impose pas un outil particulier, mais quelques bonnes pratiques rendent la tenue des comptes nettement plus sûre :

• Un logiciel ou un tableur dédié : pour les petits CSE, un tableur bien structuré peut suffire ; pour les CSE moyens et grands, un logiciel comptable adapté est recommandé.
• Un compte bancaire au nom du CSE, distinct des comptes personnels des élus, avec idéalement un suivi par budget.
• Un classement clair : un dossier par exercice, séparé par budget, justificatifs numérotés et reliés aux écritures.
• Un binôme : le trésorier tient, le secrétaire ou un trésorier adjoint peut relire — le contrôle mutuel limite les erreurs et protège tout le monde.

Une tenue rigoureuse n'est pas une fin en soi : c'est la condition pour pouvoir, en fin d'exercice, rendre des comptes clairs aux salariés. Des écritures saisies au fil de l'eau, des justificatifs classés et deux budgets bien séparés rendent l'arrêté des comptes simple et incontestable.

À l'inverse, une comptabilité tenue à la dernière minute, avec des justificatifs manquants et des budgets confondus, fragilise le comité et expose les élus. La transparence vis-à-vis des salariés se prépare toute l'année, pas la veille de la réunion d'approbation.