À la clôture de l'exercice, le CSE doit arrêter ses comptes, c'est-à-dire les figer. Les comptes sont ensuite approuvés par les membres élus du comité réunis en séance plénière, lors d'une réunion spécifiquement consacrée à ce point et qui ne porte que sur ce sujet.

Quelques règles de méthode :

• l'approbation des comptes figure à l'ordre du jour d'une réunion dédiée ;
• le procès-verbal de cette réunion trace la décision d'approbation ;
• les modalités d'arrêté et d'approbation sont précisées dans le règlement intérieur du CSE.

Pour les CSE moyens (ceux qui dépassent le seuil bas mais ne sont pas des grands CSE), la loi prévoit que la présentation des comptes annuels soit confiée à un expert-comptable. Sa mission est rémunérée sur le budget de fonctionnement du comité.

L'expert-comptable aide à établir et présenter les comptes selon les règles applicables. Il apporte une sécurité technique, mais attention au vocabulaire : il présente les comptes, il ne les certifie pas. La certification relève du commissaire aux comptes pour les structures qui y sont soumises.

Même accompagné d'un expert-comptable, le comité reste responsable de ses comptes : l'expert assiste, il ne décharge pas les élus de leur responsabilité.

Pour les grands CSE, la loi impose la nomination d'un commissaire aux comptes et d'un suppléant. Son rôle est différent de celui de l'expert-comptable : il s'agit d'un contrôle externe et indépendant de la régularité et de la sincérité des comptes.

Le commissaire aux comptes peut, s'il relève des faits de nature à compromettre la continuité de l'activité du comité, déclencher une procédure d'alerte auprès du secrétaire et du président du CSE. C'est un garde-fou prévu par la loi.

Une fois approuvés, les comptes et le rapport de gestion ne restent pas dans un tiroir. Le CSE doit en assurer la communication aux salariés de l'entreprise, par tout moyen (affichage, intranet, mise à disposition).

Cette transparence est au cœur de l'esprit de la loi : les salariés financent et sont les bénéficiaires des activités sociales et culturelles, ils ont le droit de savoir comment les fonds sont utilisés.

C'est aussi l'intérêt des élus : des comptes communiqués clairement coupent court aux soupçons, aux rumeurs et aux mises en cause. La transparence protège autant qu'elle informe.

À la fin de sa mandature, le CSE établit un compte rendu de fin de mandat, qu'il remet aux nouveaux membres élus. Ce document fait le point sur la situation et passe le relais en bon ordre.

Il sécurise la transition financière : le nouveau bureau prend ses fonctions en sachant où en sont les comptes, les engagements en cours, les contrats et le patrimoine du comité. C'est un réflexe de bonne gestion autant qu'une obligation.

Ne pas tenir les comptes, ne pas les approuver ou ne pas les communiquer n'est pas sans conséquence. Un défaut de transparence peut entraîner :

• la mise en cause de la responsabilité des élus, notamment du trésorier, en cas d'irrégularités dans la gestion des fonds ;
• des contestations de la part des salariés, du comité lui-même ou de l'employeur ;
• une perte de confiance durable, qui paralyse l'instance et décrédibilise ses élus.

Les fonds gérés ne sont pas la propriété des élus : un usage non justifié, non transparent ou non conforme à l'objet du budget peut être lourd de conséquences, y compris pénales dans les cas les plus graves.