Réflexe 1 — l'ordre du jour. Je construis toujours l'ordre du jour conjointement avec le président (l'employeur). Je ne valide jamais seul un ordre du jour, et je n'accepte pas qu'on me le présente déjà ficelé sans concertation.

Réflexe 2 — le procès-verbal. Je rédige le PV et je le fais approuver dans les délais. Un PV en retard ou jamais approuvé fragilise toutes les décisions de la réunion. Je ne laisse jamais s'accumuler les comptes rendus non finalisés.

« Pas d'ordre du jour partagé, pas de réunion régulière ; pas de PV approuvé, pas de décision opposable. »

Réflexe 3 — deux budgets distincts. Je ne confonds jamais le budget de fonctionnement (AEP) et le budget des activités sociales et culturelles. Deux enveloppes, deux usages, idéalement deux suivis clairs. Une dépense ASC ne se paie pas sur le fonctionnement et inversement.

Réflexe 4 — la limite des transferts. Si un transfert de l'excédent d'un budget vers l'autre est envisagé, je vérifie la limite de 10 % de l'excédent et les conditions applicables, et je le trace par délibération. Je ne déplace jamais des fonds entre budgets « à l'oreille ».

Réflexe 5 — les comptes et leurs justificatifs. Je tiens les comptes au fil de l'eau, chaque dépense rattachée à une pièce. Je ne valide jamais un règlement sans facture ou justificatif correspondant.

Réflexe 6 — les obligations comptables de ma taille. Les obligations comptables du CSE varient selon sa taille (comptabilité ultra-simplifiée, simplifiée ou de droit commun selon les seuils). Je vérifie dans quelle catégorie se trouve mon CSE et j'applique le régime correspondant (présentation des comptes, voire commissaire aux comptes pour les plus gros).

En cas de doute sur le régime applicable, je m'appuie sur un expert-comptable plutôt que d'improviser.

Réflexe 7 — la transparence. J'assure une information claire des salariés : comment fonctionnent les ASC, comment les comptes sont arrêtés, comment me contacter. La transparence désamorce les soupçons et nourrit la confiance.

Réflexe 8 — l'attribution des ASC. J'attribue les activités sociales et culturelles sans discrimination, selon des critères objectifs, ouvertes à l'ensemble des salariés. Je ne réserve jamais un avantage aux élus ou à une catégorie choisie arbitrairement.

« Un avantage qu'on ne pourrait pas expliquer publiquement à tous les salariés est un avantage à revoir. »

Réflexe 9 — vérifier l'URSSAF avant la prestation. Avant de lancer une prestation (bons d'achat, chèques-cadeaux, etc.), je vérifie les conditions et seuils d'exonération au barème URSSAF en vigueur. Je ne distribue jamais un montant fixé de mémoire.

Réflexe 10 — passation et archivage. En fin de mandat, j'organise la passation (PV, comptes à jour, contrats, accès) et je conserve les archives selon les délais applicables. Je ne quitte jamais mes fonctions sans dossier de transmission.

Pour ancrer les réflexes, voici comment ils s'enchaînent sur un mois ordinaire, d'une réunion à l'autre.