Le diagnostic est la première étape opérationnelle de toute démarche d'égalité professionnelle. Il conditionne la validité de l'Index Pénicaud, alimente la BDESE, structure la négociation annuelle (article L2242-1 et L2242-17 du Code du travail) et conditionne la pertinence du plan d'action ou de l'accord d'entreprise. Sans données fiables, on bâtit des objectifs hors-sol qui ne convaincront ni les organisations syndicales, ni la DREETS en cas de contrôle, ni les salariées en cas de contentieux.

Le diagnostic poursuit trois finalités combinées : (1) mesurer objectivement les écarts F/H — pas seulement la moyenne, mais aussi la médiane, la dispersion et la distribution par CSP ; (2) expliquer ces écarts en les rapportant à des facteurs neutres (ancienneté, expérience, niveau de poste) versus à des biais structurels (plafond de verre, parois de verre, ségrégation horizontale) ; (3) orienter le plan d'action vers les zones de plus fort levier.

Un diagnostic mal mené produit l'effet inverse : un Index Pénicaud calculé sur des données incomplètes peut surévaluer la performance réelle, repoussant artificiellement le déclenchement du plan correctif obligatoire (note < 75/100 pendant 3 ans = sanction jusqu'à 1 % de la masse salariale, article L1142-10). C'est précisément le reproche adressé en 2024 par le Conseil supérieur de l'égalité professionnelle à plusieurs grandes entreprises ayant exclu indûment des populations « difficiles à comparer » pour gonfler leur score.

Les données vivent dans plusieurs systèmes qu'il faut consolider. Le SIRH (Système d'Information Ressources Humaines) reste la pierre angulaire : Cegid Talentsoft, Sage HR Suite, Sopra HR, ADP Decidium, Workday, SAP SuccessFactors ou encore Lucca pour les ETI/PME. Tous exposent en standard des modules « reporting égalité » ou exports paramétrables couvrant effectifs, mouvements, rémunération et formation.

À côté du SIRH, plusieurs sources complémentaires sont indispensables : les tableaux de paie (DSN mensuelle, journal de paie, logiciels Silae / Sage Paie / ADP GlobalView) pour les rémunérations effectivement versées ; le registre unique du personnel (article L1221-13) pour les entrées/sorties ; la BDESE existante pour l'historique pluriannuel ; le logiciel de gestion des temps pour le temps partiel et les heures supplémentaires ; et les plateformes de formation (Cornerstone, 360Learning, Edflex) pour les heures et accès F/H aux dispositifs.

Données chiffrées à collecter systématiquement :

• Effectifs par sexe × CSP × âge × ancienneté × type de contrat (CDI, CDD, alternance, intérim, temps partiel, EQTP).
• Rémunérations brutes annuelles : fixe + variable + avantages en nature, en équivalent temps plein.
• Augmentations individuelles des 12 derniers mois (bénéficiaires, montants, taux).
• Promotions (changement de coefficient ou de CSP) des 12 derniers mois.
• Congés maternité et augmentations associées au retour (indicateur 4 de l'Index, article L1225-26).
• Top 10 des plus hautes rémunérations (indicateur 5 de l'Index).
• Formations, mobilité interne, démissions, licenciements et fins de période d'essai.

Avant tout calcul, il faut nettoyer. Les écarts F/H mesurés sont extrêmement sensibles à la qualité des données sources : un seul salarié mal rattaché à une CSP, un EQTP erroné ou un doublon non détecté peut faire varier l'Index de plusieurs points. Les vérifications minimales : doublons (même matricule, même NIR), salariés sortis non purgés, entrées-sorties en cours d'année, expatriés, détachés, alternants à intégrer ou exclure selon le périmètre.

Règles de proratisation à appliquer rigoureusement : les salariés à temps partiel sont reconvertis en équivalent temps plein (EQTP) pour neutraliser la mécanique d'écart structurel ; les entrées-sorties de moins de 6 mois sur la période de référence sont en principe exclues du périmètre Index (référentiel Egapro) ; les CDD à reconductions multiples sont consolidés en un seul individu ; les expatriés et détachés sont traités selon leur statut contractuel d'origine (le lien de subordination prime).

Règle déontologique critique : lorsque moins de 5 salariés figurent dans une catégorie (CSP × tranche d'âge × sexe), l'agrégation et la publication sont interdites au titre de la déontologie statistique de l'INSEE — préservation de l'anonymat individuel. En pratique : le groupe est exclu du calcul ou agrégé à une CSP voisine. Egapro applique cette règle automatiquement.

Le Rapport de Situation Comparée (RSC) a longtemps été le pilier documentaire de l'égalité professionnelle en France. Créé par la loi Roudy de 1983, étoffé par la loi Génisson de 2001, il était remis chaque année au Comité d'entreprise et listait neuf thématiques chiffrées et qualitatives. Depuis la loi Rebsamen de 2015, le RSC en tant que document autonome a été supprimé : ses données ont été intégrées à la BDESE (Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales, articles L2312-18 et R2312-8 et suivants).

La BDESE reprend les 9 thèmes historiques du RSC : embauche, formation, promotion professionnelle, qualification, classification, conditions de travail, santé/sécurité, rémunération effective, articulation entre vie professionnelle et vie personnelle. Chaque thème combine des données chiffrées (tableaux par sexe, par CSP, par tranche d'âge) et une analyse qualitative (actions menées, résultats, freins identifiés). Une annexe liste les engagements de l'accord ou du plan d'action en vigueur et leur état d'avancement.

Pratique recommandée pour les entreprises de 50 à 300 salariés : conserver, en plus du contenu BDESE obligatoire, un document de travail interne dit « RSC opérationnel » qui consolide tous les indicateurs et leur évolution sur 3 à 5 ans. Il sert à la fois de support à la négociation annuelle, de pièce justificative pour l'Index Pénicaud et de fil rouge pour le CSE.

Segmentation recommandée au-delà de la simple division F/H : par établissement (multi-sites), par métier ou famille d'emploi, par niveau hiérarchique (n / n-1 / n-2…), par type de management (avec ou sans encadrement), et par ancienneté (cohortes d'embauche). C'est cette segmentation fine qui révèle les plafonds de verre et les ségrégations horizontales invisibles dans les moyennes globales.

La moyenne des rémunérations F/H est le chiffre le plus communiqué, mais aussi le plus trompeur : très sensible aux valeurs extrêmes (un seul dirigeant homme à 250 k€ peut creuser de plusieurs points l'écart moyen d'une CSP entière). Le diagnostic sérieux mobilise plusieurs indicateurs complémentaires.

• Écart médian : différence entre la rémunération médiane des femmes et celle des hommes. Insensible aux outliers, beaucoup plus parlant — c'est cet indicateur que le Royaume-Uni utilise dans son Gender Pay Gap Report.
• Taux de féminisation par CSP : permet d'identifier la ségrégation horizontale (« métiers de femmes » / « métiers d'hommes »).
• Pyramide des âges par sexe : révèle un déficit générationnel ou un plafond de verre (proportion de femmes qui diminue avec le niveau hiérarchique).
• Durée moyenne avant la 1^re promotion par sexe : indicateur de plafond de verre. Un écart > 1 an est suspect.
• Taux d'augmentation par sexe et par CSP : croisé avec l'ancienneté et la performance, c'est l'indicateur le plus prédictif d'une dérive future.
• Taux de retour à l'emploi équivalent après congé maternité : qualité réelle de la protection L1225-26.

Côté outils : Excel avec tableaux croisés dynamiques reste la base ; Power BI ou Tableau permettent de visualiser et partager ; le téléservice Egapro du Ministère du Travail intègre gratuitement le calcul des 5 indicateurs ; les solutions Sofact, Yoomonkeez, Lucca ou les modules dédiés de Talentsoft / Cegid HR offrent une automatisation payante avec connexion native au SIRH.

Les données traitées dans un diagnostic d'égalité professionnelle relèvent du RGPD (Règlement UE 2016/679). Sexe, rémunération, ancienneté, congé maternité, parentalité : ce sont des données personnelles, dont certaines sensibles (par déduction). Conséquences pratiques :

• Base juridique : article 6.1.c du RGPD — traitement nécessaire au respect d'une obligation légale (Code du travail, articles L1142-7 et suivants, L2312-18, R2242-2). Le consentement individuel n'est pas requis, mais une information générale des salariés via la note RGPD interne et le règlement intérieur est obligatoire (article 13 RGPD).
• Principes de l'article 5 RGPD : minimisation (ne collecter que ce qui est utile), exactitude, limitation de la conservation, intégrité et confidentialité.
• AIPD recommandée (Analyse d'Impact relative à la Protection des Données, article 35 RGPD) si traitement systématique avec profilage ou volume important. À documenter dans le registre des activités de traitement (article 30).
• Durée de conservation : 5 ans après le dernier traitement, conformément à la recommandation CNIL NS-46 sur la gestion du personnel.
• Habilitation : accès restreint aux seules personnes du service RH habilitées ; les éditions à destination du CSE ou de la DREETS sont anonymisées ou agrégées.

Comme indiqué plus haut, la règle déontologique INSEE des « 5 individus minimum » par case agrégée s'applique à toute restitution. En cas de population réduite (TPE 50-100 salariés, certaines CSP marginales), la publication brute est interdite et l'on doit recourir à une agrégation supérieure (regroupement de CSP voisines, périodes pluriannuelles).

Enfin, en cas de contrôle de la DREETS ou de demande de l'inspection du travail, l'employeur doit pouvoir produire la méthodologie complète du diagnostic : sources, période de référence, règles d'exclusion, requêtes SIRH utilisées, justification des cas particuliers. La traçabilité méthodologique fait partie intégrante de la conformité.