3.1 Diagnostic et collecte des données RH

Le diagnostic sert trois usages à la fois :

• calculer l'Index sans erreur (un salarié mal classé ou un retour de congé oublié peut coûter des points) ;
• alimenter la BDESE, dont la rubrique égalité professionnelle doit comporter un diagnostic et une analyse des écarts ;
• fonder l'accord ou le plan d'action : les objectifs, les actions et les indicateurs de suivi doivent découler des écarts constatés (article R2242-2 du Code du travail).

Un diagnostic doit mesurer les écarts (pas seulement en moyenne), les expliquer en séparant ce qui tient à des critères objectifs (ancienneté, niveau de poste) de ce qui révèle un problème (sous-représentation dans les promotions, augmentations moins fréquentes) et orienter l'action vers les domaines où l'écart est le plus fort.

Les données viennent du logiciel de paie (et de la déclaration sociale nominative), du système d'information RH, du registre unique du personnel (article L1221-13), des outils de gestion des temps et de la formation. À extraire, ventilé par sexe :

• effectifs par catégorie, tranche d'âge, ancienneté et type de contrat (CDI, CDD, temps partiel) ;
• rémunérations annuelles, avec la décomposition salaire de base / primes / avantages, et leur équivalent temps plein ;
• augmentations individuelles et générales de la période, promotions (changement de coefficient ou de catégorie) ;
• départs et retours de congé maternité, d'adoption, de paternité et parental, avec les augmentations accordées ;
• les 10 plus hautes rémunérations ;
• recrutements, formations suivies (nombre d'heures, type), départs (démissions, licenciements, ruptures conventionnelles).

Pour l'Index, les règles d'exclusion sont précises (apprentis, contrats de professionnalisation, intérimaires, expatriés, absents plus de six mois…) : elles sont rappelées au chapitre 2.1. Le diagnostic, lui, peut porter sur tout l'effectif.

Les écarts calculés sont très sensibles à la qualité des données. Les contrôles minimum :

• doublons (même matricule sous deux lignes) et salariés sortis encore présents ;
• catégorie socioprofessionnelle cohérente avec le coefficient de la convention collective ;
• temps de travail correct pour la reconstitution en équivalent temps plein ;
• primes rattachées à la bonne période ;
• dates de départ et de retour de congé maternité renseignées.

Créé par la loi Roudy de 1983, le rapport de situation comparée était un document annuel remis aux représentants du personnel. La loi Rebsamen du 17 août 2015 l'a intégré à la base de données économiques et sociales, devenue BDESE en 2021 (article L2312-18).

À défaut d'accord d'entreprise sur son contenu, la BDESE comporte une rubrique « égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise » : un diagnostic et une analyse de la situation comparée des femmes et des hommes dans chacun des domaines d'action, des indicateurs chiffrés, et l'analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière. Les indicateurs de l'Index y sont également mis à disposition.

Pour aller plus loin que l'obligation, il est utile de segmenter aussi par site, par famille de métiers et par niveau hiérarchique : c'est souvent là qu'apparaissent les écarts que la moyenne masque. Le fonctionnement de la BDESE côté élus est présenté dans la fiche BDESE du hub CSE.

La moyenne est sensible aux valeurs extrêmes : un seul très haut salaire peut déplacer l'écart d'une catégorie entière. D'autres indicateurs complètent utilement l'Index :

Un tableur suffit pour ces calculs. Pour l'Index lui-même, le simulateur officiel sur Egapro ou notre calculateur d'Index égalité appliquent les barèmes réglementaires.

Sexe, rémunération, congé maternité : le diagnostic traite des données personnelles soumises au règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

• Base légale : le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale de l'employeur (article 6.1.c du RGPD) ; aucun consentement n'est demandé aux salariés.
• Information : les salariés sont informés du traitement (article 13), par exemple dans la note d'information sur les traitements RH.
• Minimisation et accès : ne réunir que les données utiles, réserver l'accès aux personnes habilitées, restituer au CSE des données agrégées.
• Données de santé : les informations liées à une grossesse ou à un arrêt relèvent des données sensibles (article 9) et appellent une vigilance particulière.
• Registre et durées : inscrire le traitement au registre (article 30) et fixer des durées de conservation, en s'appuyant sur le référentiel de la CNIL relatif à la gestion du personnel.

Enfin, documentez la méthode (sources, période, exclusions, choix des groupes) : c'est la première chose que demandera un contrôle.