1.3 Rechercher une information : RECHERCHEV, RECHERCHEX, INDEX/EQUIV

Toute fonction de recherche suppose une clé : une valeur qui identifie une ligne et une seule. Dans un fichier RH, ce sera le matricule ; dans un fichier d'atelier, le code du poste ou de la machine. Le nom de famille est une mauvaise clé : deux homonymes, une faute d'accent ou un nom d'usage suffisent à renvoyer la mauvaise personne.

• Unicité : une règle de mise en forme conditionnelle « valeurs en double » sur la colonne Matricule de tPersonnel signale immédiatement un doublon (chapitre 2.2).
• Même format des deux côtés : un matricule « 0412 » saisi comme nombre d'un côté (affiché 412) et comme texte de l'autre ne sera jamais trouvé. Les codes avec zéros de tête se saisissent en texte, ou avec un préfixe lettre comme dans nos exemples.
• Pas d'espace parasite : un export de logiciel ajoute parfois une espace finale ; la recherche exacte échoue alors avec #N/A.

Ces trois vérifications règlent la grande majorité des « RECHERCHEV qui ne marche pas ». Le chapitre 3.2 revient sur le diagnostic de l'erreur #N/A.

RECHERCHEV cherche une valeur dans la première colonne d'une plage et renvoie la valeur d'une autre colonne de la même ligne, désignée par son numéro. Ses quatre arguments, dans l'ordre : la valeur cherchée, la plage, le numéro de la colonne à renvoyer, et le type de correspondance.

La formule cherche le matricule de la ligne dans la première colonne de tPersonnel et renvoie la 2^e colonne (Service). Le dernier argument est décisif :

Deux autres limites : RECHERCHEV ne regarde que vers la droite (la clé doit être en première colonne de la plage), et le numéro de colonne est écrit en dur : insérer une colonne dans tPersonnel peut décaler le résultat. Les deux méthodes suivantes n'ont pas ces défauts.

• On désigne séparément la colonne où chercher et la colonne à renvoyer : la clé peut être n'importe où, à gauche ou à droite, et insérer une colonne ne casse rien.
• La correspondance est exacte par défaut (mode_correspondance = 0) : l'oubli d'argument qui piège RECHERCHEV n'existe plus.
• si_non_trouvé remplace le #N/A par un message clair. Sans cet argument, la fonction renvoie #N/A.
• mode_recherche = -1 lance la recherche du dernier élément vers le premier : dans un historique d'affectations trié par date, on obtient ainsi la dernière affectation d'une personne plutôt que la première.

Avant RECHERCHEX, les utilisateurs avancés combinaient deux fonctions. EQUIV trouve la position d'une valeur dans une colonne ; INDEX renvoie la valeur située à une position donnée.

Lecture de droite à gauche : EQUIV cherche le matricule dans la colonne Matricule et renvoie, par exemple, 2 (deuxième ligne de données) ; INDEX renvoie alors la 2^e valeur de la colonne Service.

• Le 0 en 3^e argument d'EQUIV impose la correspondance exacte ; sans valeur trouvée, la formule renvoie #N/A. Le type par défaut (1) est une recherche approximative : même piège que le VRAI de RECHERCHEV.
• Comme RECHERCHEX, la combinaison cherche dans n'importe quelle direction et résiste aux insertions de colonnes.
• Pour afficher un message à la place de #N/A : =SIERREUR(INDEX(…);"Matricule inconnu"), une fois la formule vérifiée.

Classer une valeur dans une tranche (nombre de jours d'absence, ancienneté, nombre de postes maîtrisés) se fait avec une petite table de seuils, triée par ordre croissant, et une recherche approximative.

Les seuils (0, 3, 6 postes maîtrisés) sont des exemples d'organisation, à fixer par l'équipe. Pour une valeur en B2 :

• Excel 2021 / 2024 / 365 : =RECHERCHEX(B2;$K$2:$K$4;$L$2:$L$4;"";-1) — le mode -1 renvoie la correspondance exacte, sinon l'élément immédiatement inférieur.
• Toutes versions : =RECHERCHEV(B2;$K$2:$L$4;2;VRAI) — ici la correspondance approximative est voulue, et la première colonne est bien triée.

Changer une tranche ne demande que de modifier la table, sans toucher aux formules ; une chaîne de SI imbriqués, elle, devrait être réécrite dans chaque cellule.

Les fonctions de tableau dynamique renvoient plusieurs valeurs qui se « propagent » dans les cellules voisines. Elles sont disponibles dans Excel 2021, Excel 2024 et Microsoft 365, mais pas dans Excel 2016 ni 2019.

La formule recopie toutes les lignes de tAbsences qui concernent le service choisi en H1 et le type Formation. Dans l'argument inclure, la documentation de l'éditeur indique de multiplier les conditions pour un ET et de les additionner pour un OU. Sans l'argument si_vide, une sélection sans résultat renvoie l'erreur #CALC!.

UNIQUE renvoie la liste sans doublon des postes réellement utilisés dans les affectations ; combinée à TRIER, elle les classe par ordre alphabétique. C'est une façon simple de construire l'en-tête d'un tableau de synthèse qui suit l'évolution de l'atelier.

Sur Excel 2016 ou 2019, le même besoin se traite sans formule : filtre automatique de la ligne d'en-tête pour consulter, commande « Supprimer les doublons » sur une copie de la colonne pour obtenir une liste unique, ou tableau croisé dynamique (chapitre 2.1).