2.3 Matrice de polyvalence : formules et alertes d'échéance

Une matrice ne vaut que si tout le monde note de la même façon. L'échelle se définit par écrit, avec des critères observables, et se pose sur la feuille « Paramètres ». Exemple d'échelle en quatre niveaux, à adapter à l'atelier :

Les cellules de la matrice reçoivent une validation des données (chapitre 1.1) : Autoriser « Nombre entier » entre 1 et 4, ou « Liste » avec les valeurs 1, 2, 3, 4. Une cellule vide signifie « non évalué », ce qui n'est pas la même chose que le niveau 1.

La structure retenue ici est une grille : personnes en lignes, postes en colonnes. C'est l'exception assumée à la règle « une ligne = un enregistrement », parce que la matrice se lit d'abord à l'œil. Pour un historique des évaluations (qui a progressé, quand), une liste à part (Matricule, Poste, Niveau, Date d'évaluation) est plus adaptée.

Deux formules, recopiées sur toute la matrice, transforment la grille en indicateurs.

Par poste : combien de titulaires autonomes ?

Placée sous la colonne de chaque poste, elle compte les personnes de niveau 3 ou 4. Un poste tenu par une seule personne autonome est fragile : une absence, un départ, et il n'est plus tenu. La comparaison au seuil voulu par l'atelier (souvent exprimé en « au moins deux titulaires par poste et par équipe ») se fait avec SI :

Par personne : combien de postes tenus ?

En bout de ligne, elle compte les postes tenus en autonomie. Associée à la table de tranches du chapitre 1.3 (peu polyvalent, polyvalent, très polyvalent), elle donne une lecture d'ensemble de l'équipe.

La mise en forme conditionnelle propose deux approches pour une grille de niveaux :

Sur la ligne des titulaires, une règle par formule colore les postes fragiles :

Pour ne pas dépendre de la seule couleur (impression en noir et blanc, lecteur qui distingue mal certaines teintes), on garde le chiffre du niveau visible dans la cellule et on double l'alerte par un texte (« Poste fragile ») produit par la formule SI de la zone 2.

À côté des niveaux, l'atelier suit des titres qui ont une date de fin : autorisation de conduite d'un chariot ou d'un pont roulant, habilitation électrique, formation de sauveteur secouriste du travail… On les gère dans une liste séparée, tTitres : Matricule, Titre, Date de délivrance, Date d'échéance.

La date d'échéance se recopie depuis le document (titre d'habilitation, autorisation, attestation de formation), et non d'après une durée supposée : les périodicités varient selon les titres, les référentiels et les choix de l'employeur. Deux colonnes calculées suffisent ensuite :

La première donne le nombre de jours restants (négatif si la date est passée) ; la seconde un statut lisible, avec un délai d'anticipation fixé en Parametres!D4 (par exemple 60 jours, le temps d'organiser une session).

La mise en forme conditionnelle reprend l'exemple même de la documentation de l'éditeur : une règle =D2<AUJOURDHUI() appliquée à la colonne des échéances colore en rouge les dates dépassées. Comme AUJOURDHUI() se recalcule à chaque ouverture, la couleur évolue seule, jour après jour.

Une cellule verte ne donne aucun droit. Les titres suivis dans le fichier relèvent de règles qui s'appliquent indépendamment du tableur :

• La conduite de certains équipements présentant des risques particuliers (chariots, grues, nacelles…, selon la liste fixée par arrêté) est subordonnée à une autorisation de conduite délivrée par l'employeur (article R4323-56 du Code du travail). La formation CACES du site détaille ses conditions.
• L'habilitation électrique est, elle aussi, délivrée par l'employeur (article R4544-10) ; voir la formation habilitation électrique BT.
• Le tableau ne remplace ni le titre lui-même, ni le registre ou le dossier tenu par l'entreprise : il sert à anticiper.

Pour relier les deux fichiers, une colonne de la liste d'affectations du planning peut aller chercher le statut du titre requis (RECHERCHEX ou INDEX/EQUIV, chapitre 1.3) et afficher « Échu » à côté du nom : l'erreur d'affectation devient visible au moment où on la commet.

Une matrice figée perd vite sa valeur : arrivées, départs, formations suivies et changements de poste la rendent obsolète. Quelques pratiques la gardent utile.

• Une date de mise à jour visible en haut de la feuille, saisie avec Ctrl+; à chaque révision.
• Une liste des qualifiés par poste, extraite automatiquement dans Excel 2021, 2024 ou Microsoft 365 : =FILTRE(tMatrice[Matricule];tMatrice[Soudure]>=3;"Personne"). Sur Excel 2016 ou 2019, le filtre automatique de la colonne donne le même résultat à l'écran.
• Un lien avec le plan de formation : les postes fragiles désignent les personnes à faire progresser en priorité, en binôme avec un référent de niveau 4. La formation au tutorat du site aborde cet accompagnement.
• Des données traitées comme des données personnelles : une évaluation de compétence concerne une personne identifiable ; l'accès au fichier est limité, et chaque salarié dispose d'un droit d'accès aux données qui le concernent (RGPD, article 15).

Le manager de proximité est généralement celui qui évalue et met à jour la matrice : la formation manager de proximité traite de l'animation d'équipe qui va avec.