Formation Excel pour les RH et l'atelier
Formules, tableaux croisés, planning et absences

Excel au service des RH et de l'atelier : ce qu'il faut vraiment savoir

Pourquoi une formation Excel « métier » plutôt qu'un cours généraliste ?

Les cours Excel gratuits en ligne sont nombreux, et la plupart parcourent le logiciel menu par menu. Au bureau RH comme à l'atelier, le besoin est plus précis : tenir à jour un suivi des absences, préparer un planning lisible, savoir qui peut tenir quel poste. Ces trois fichiers mobilisent toujours les mêmes briques : une liste bien structurée, quelques fonctions conditionnelles, une fonction de recherche, des calculs de dates, un tableau croisé dynamique et de la mise en forme conditionnelle. Ce parcours les enseigne dans cet ordre, sur ces cas concrets, avec des exemples fictifs reproduits sous forme de grilles de cellules.

Les formules qui reviennent dans tous les fichiers

NB.SI.ENS compte les lignes qui respectent plusieurs conditions (absences de type maladie dans le service montage) ; SOMME.SI.ENS additionne une colonne pour ces mêmes lignes, avec un piège bien connu : la plage à additionner vient en premier, à l'inverse de SOMME.SI. SI et SIERREUR transforment un chiffre en alerte lisible. Pour aller chercher un service ou un poste à partir d'un matricule, RECHERCHEX est la méthode moderne, mais elle n'existe pas dans Excel 2016 ni 2019 : la combinaison INDEX/EQUIV fonctionne partout. Le chapitre sur NB.SI.ENS et SOMME.SI.ENS et celui sur RECHERCHEV, RECHERCHEX et INDEX/EQUIV détaillent la syntaxe française de chacune, vérifiée dans la documentation de l'éditeur.

Absences, jours ouvrés et tableau croisé dynamique

Le suivi des absences est le cas d'école : une liste minimale (matricule, type, dates), une durée calculée avec NB.JOURS.OUVRES et la table des jours fériés, une colonne « mois » obtenue avec FIN.MOIS, puis un tableau croisé dynamique par service et par mois. Le fichier contient des données personnelles : le règlement général sur la protection des données impose de les limiter au nécessaire, et la CNIL fixe un repère de conservation pour les données de suivi du temps de travail. Le chapitre suivi des absences applique ces règles dans le classeur ; pour le calcul d'un taux, l'outil de calcul du taux d'absentéisme du site prend le relais.

Planning d'atelier et matrice de polyvalence

Un planning d'atelier gagne en fiabilité quand ses dates se génèrent seules, que les week-ends et jours fériés se grisent par une règle de mise en forme conditionnelle et qu'une ligne de comptage signale en rouge les journées sous-effectives. Pour les cycles d'équipes en 2×8 ou 3×8, le simulateur de planning d'équipe génère les rotations. La matrice de polyvalence, enfin, repère les postes fragiles et les autorisations qui arrivent à échéance ; pour construire une matrice de compétences complète avec niveaux attendus et écarts, l'outil de cartographie des compétences fournit la méthode et un modèle à télécharger.

Comment suivre ce cours Excel gratuit efficacement

Le plus efficace est d'ouvrir Excel à côté du cours et de reproduire chaque exemple sur un classeur vierge, puis sur vos propres données. Les trois modules se suivent dans l'ordre, mais le module aide-mémoire se consulte indépendamment : raccourcis clavier vérifiés, messages d'erreur et leur correction, workflows types pas à pas. Pour vous entraîner au format d'un entretien d'embauche, le test Excel de recrutement propose 30 questions corrigées. Les autres logiciels du pôle (planification de projet, automatisme) sont réunis dans les formations logiciels.

Avertissement important : Travail-Industrie n'est pas un organisme de formation et n'est affilié à aucun éditeur. Cette formation indépendante ne délivre aucune attestation reconnue et ne se substitue ni à une formation encadrée, ni à la pratique du logiciel. Excel et Microsoft 365 sont des marques déposées de leur éditeur.