2.1 Suivi des absences : jours ouvrés et tableau croisé dynamique

Un fichier d'absences contient des données personnelles, et parfois des données sensibles. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) fixe un principe simple à appliquer dès la conception : les données doivent être « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire » au regard de la finalité (article 5). Les données concernant la santé font partie des catégories particulières de l'article 9.

La CNIL indique, à propos du suivi du temps de travail, que les données d'identification des salariés et celles utilisées pour ce suivi, y compris les données relatives aux motifs des absences, ne peuvent pas être conservées plus de 5 ans après le départ des employés. Un fichier qui s'allonge depuis dix ans sans jamais être purgé n'est donc pas une bonne pratique.

Le fichier est enregistré dans un espace dont l'accès est limité aux personnes qui en ont besoin (RGPD, article 5 et article 32 sur la sécurité). La formation RGPD pour les salariés développe ces principes ; ce chapitre se limite à leur traduction dans un classeur.

Soustraire deux dates donne des jours calendaires. Pour compter les jours de semaine, Excel propose NB.JOURS.OUVRES, qui exclut les samedis, les dimanches et, si on les lui fournit, les jours fériés :

• Bornes comprises : dans l'exemple de la documentation, un projet du lundi 1^er octobre 2012 au vendredi 1^er mars 2013 compte 110 jours ouvrés, ce qui correspond au décompte des jours du lundi au vendredi en incluant les deux dates. Une absence d'un seul jour (début = fin) vaut donc 1.
• Jours fériés : l'argument accepte une plage de dates. On crée sur la feuille « Paramètres » un tableau tFeries d'une colonne « Date », mis à jour chaque année à partir de la liste des fêtes légales de l'article L3133-1 du Code du travail, complétée le cas échéant des jours propres à l'entreprise ou au territoire.
• Argument invalide : une date stockée en texte renvoie #VALEUR!.

Ligne 4 : huit jours calendaires, dont un samedi et un dimanche, soit six jours ouvrés. Le résultat ne dépend que des dates et de la table des fériés : vérifier une ou deux lignes à la main lors de la mise en place du fichier reste un bon réflexe.

Tout le monde ne travaille pas du lundi au vendredi. NB.JOURS.OUVRES.INTL ajoute un argument qui définit les jours de repos :

Le code 11 intéresse directement les RH : les congés payés légaux s'expriment en jours ouvrables (deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif, article L3141-3), alors que beaucoup d'entreprises gèrent en jours ouvrés. La formule ne tranche pas cette question : elle applique la règle de décompte retenue dans l'entreprise, qu'il faut connaître avant de choisir l'argument.

Une chaîne invalide (autre chose que des 0 et des 1, ou une longueur différente de 7) renvoie #VALEUR! ; la chaîne "1111111" renvoie toujours 0. Pour un planning en 3×8 ou en 2×8 où les jours de repos tournent d'une semaine sur l'autre, ce calcul hebdomadaire ne suffit plus : le simulateur de planning d'équipe du site génère les cycles complets.

Pour regrouper les absences par mois, on ajoute une colonne calculée qui ramène chaque date de début au premier jour de son mois. La fonction FIN.MOIS renvoie le dernier jour du mois situé un nombre de mois avant ou après une date :

Avec -1, on obtient le dernier jour du mois précédent ; en ajoutant 1, le premier jour du mois de l'absence. L'exemple de la documentation donne le principe : à partir du 1^er janvier 2011, FIN.MOIS(…;1) renvoie le 28 février 2011 et FIN.MOIS(…;-3) le 31 octobre 2010.

• Le résultat est un numéro de série : appliquer un format de date personnalisé « mmmm aaaa » (via Ctrl+1) pour afficher « juillet 2026 ».
• Garder une vraie date plutôt qu'un texte « juillet » : les mois se trient dans l'ordre chronologique et les années ne se mélangent pas.
• Une absence à cheval sur deux mois est rattachée au mois de son début. Si le suivi exige une ventilation exacte, saisir une ligne par mois (fin au dernier jour du mois, reprise le premier jour du suivant).

Le tableau croisé dynamique (TCD) résume une liste sans aucune formule. Il exige une source propre : données en colonnes avec une seule ligne d'en-tête, sans ligne ni colonne vide, sans cellules fusionnées, un même type de données par colonne. La documentation recommande de partir d'un tableau Excel : les lignes ajoutées seront incluses à l'actualisation.

1. Cliquer dans tAbsences, puis Insérer > Tableau croisé dynamique.
2. Vérifier que la source est bien tAbsences, choisir Nouvelle feuille de calcul, valider par OK.
3. Dans la liste des champs, faire glisser Service dans Lignes, Mois dans Colonnes, Jours ouvrés dans Valeurs.
4. Par défaut, un champ numérique en Valeurs est résumé par une somme (un champ lu comme du texte, par un nombre).
5. Pour compter les absences au lieu d'additionner les jours : flèche à droite du champ dans Valeurs > Paramètres des champs de valeurs > Synthèse des valeurs par : Nombre.

Pour un TCD par type d'absence, il suffit de glisser Type à la place de Mois dans Colonnes : c'est la souplesse qui fait l'intérêt de l'outil par rapport au tableau de synthèse en formules du chapitre 1.2.

Un TCD ne se met pas à jour tout seul quand la liste change. Deux gestes à connaître :

• Clic droit dans le TCD > Actualiser.
• Plusieurs TCD dans le classeur : onglet Analyse du tableau croisé dynamique > flèche sous Actualiser > Actualiser tout, ou Ctrl+Alt+F5 (« actualisez toutes les données du classeur », selon la liste des raccourcis de l'éditeur).

Pour la lecture, quelques règles évitent les contresens. Un mois chargé peut refléter des congés posés collectivement plutôt qu'un problème d'absentéisme : la colonne Type fait la différence. Un service de cinq personnes et un service de cinquante ne se comparent pas en jours bruts : il faut rapporter les absences à l'effectif ou aux heures théoriques. L'outil de calcul du taux d'absentéisme du site détaille cette méthode et fait le calcul pour un mois.

Côté diffusion, le chef d'atelier qui prépare le planning a besoin de savoir qui sera absent et quand, pas pourquoi. On partage donc un extrait (TCD ou liste filtrée copiée en valeurs), jamais le classeur source complet. Les absences connues à l'avance (congés) peuvent aussi être posées dans le planning des congés imprimable du site.