1.2 Codes-barres, GTIN, SSCC et terminaux : la donnée au cœur de l'entrepôt

Le référentiel de l'agent magasinier le formule ainsi : tout au long de son activité, il consulte, saisit et enregistre les données correspondant aux opérations, sur un poste fixe ou un terminal portable, et veille à la concordance entre les flux physiques et les flux d'informations. Un produit reçu mais non enregistré n'existe pas pour le système ; un produit enregistré mais mal rangé est introuvable. Dans les deux cas, la commande suivante risque de partir incomplète.

Les critères de performance des référentiels le rappellent à chaque compétence : « les données enregistrées dans le système d'information correspondent à la réception réalisée », « au rangement effectué », « à la commande préparée ». Autrement dit, saisir juste fait partie du geste professionnel, au même titre que soulever ou conduire correctement.

Les mouvements à enregistrer reviennent dans chaque étape de la formation : l'arrivée d'une livraison (module 2), le rangement à une adresse (module 2), le prélèvement d'une commande (module 3), l'expédition (module 3), le comptage d'un inventaire (module 4).

Le glossaire des référentiels définit des termes que l'on entend dès le premier jour. Les retenir évite des malentendus avec les collègues et avec le système :

Le référentiel distingue aussi les unités de gestion, de vente, d'achat, de conditionnement et de facturation : un même article peut être acheté en palette, stocké en cartons et vendu à l'unité. Savoir dans quelle unité on compte est le premier réflexe avant toute saisie.

Le GTIN (Global Trade Item Number) est le code international de numérotation des articles. Dans sa version à 13 chiffres, il se nomme aussi GTIN-13 ; il s'appelait autrefois EAN, GENCOD ou UPC. C'est lui qui se cache derrière le code-barres imprimé sur la plupart des emballages de produits de consommation.

Il est géré par GS1 (Global Standards 1), une organisation internationale créée par les entreprises pour faciliter et automatiser les échanges commerciaux grâce à un système d'identification unique des produits, des unités logistiques, des lieux, des entités et des équipements, tout au long de leur cycle de vie.

Pour vous, la règle pratique est simple : deux articles différents ont deux GTIN différents. Si le scan d'un produit ne correspond pas à la référence attendue sur le terminal, ce n'est pas le bon produit, même si l'emballage ressemble à celui que vous cherchez. Le référentiel demande d'ailleurs de « vérifier la concordance entre les références des produits à prélever et celles indiquées sur les documents ou les terminaux ».

Le SSCC (Serial Shipping Container Code) est un code international à 18 chiffres qui permet d'identifier chaque palette, contenant ou colis de marchandises de façon unique. Là où le GTIN décrit un type de produit, le SSCC décrit une unité logistique précise : cette palette-là, avec ce contenu-là, parvenue à cette date-là.

C'est le code que l'on scanne à la réception pour enregistrer l'arrivée d'une palette, puis pour la ranger à son adresse, la retrouver en préparation de commandes et la valider à l'expédition. Les référentiels demandent de « reconnaître les codes d'identification des produits (GTIN-13) et des unités logistiques (SSCC), et leurs codes-barres associés ».

Le glossaire du référentiel décrit les outils que l'on utilise pour lire les codes et dialoguer avec le système de gestion de l'entrepôt :

Le référentiel du préparateur de commandes cite aussi, parmi les outils possibles, le poste fixe, le terminal portable pouvant être mains libres et à guidage vocal, et le terminal équipé d'un système de reconnaissance vocale. Les entreprises choisissent leurs outils ; les gestes à retenir sont les mêmes partout : lire, vérifier, valider.

Un terminal peut tomber en panne, le réseau WiFi peut s'interrompre, le logiciel peut se bloquer. Le référentiel du préparateur de commandes prévoit explicitement cette situation : il demande de « respecter les différentes étapes d'une procédure en mode dégradé en cas de défaillance du système d'information ».

Cette procédure est définie par l'entreprise : elle indique ce qu'on fait sans le terminal (par exemple travailler avec des documents imprimés), comment on note les mouvements pour les saisir plus tard et qui on prévient. Ne l'improvisez pas : renseignez-vous dès l'arrivée sur le poste.

Le même référentiel demande d'appliquer les consignes liées à la sécurité des systèmes d'information de l'entreprise : ne pas partager son identifiant, ne pas laisser un terminal ouvert, signaler un comportement anormal.

Le moment de la saisie est celui où se jouent la plupart des écarts de stock que le module 4 apprend à chercher. Quelques réflexes simples limitent les erreurs :

• Lire l'écran avant de valider : référence, quantité, adresse, unité.
• Ne pas valider par anticipation un mouvement que l'on n'a pas encore fait, ni après coup de mémoire.
• Signaler une anomalie (code illisible, produit sans étiquette, quantité différente) au lieu de la corriger seul : les référentiels demandent de « signaler les anomalies rencontrées » et de « proposer des solutions ».
• Rendre compte de son activité à la hiérarchie dans les formes prévues par l'entreprise.

Réfléchissez d'abord, puis ouvrez la réponse.