2.1 Réception des marchandises : contrôles, réserves et délai de trois jours

Le référentiel de l'agent magasinier place la réception et le contrôle des marchandises au début de son activité sur les flux entrants. Il décrit le geste complet : renseigner le document de transport qui accompagne la livraison, rédiger le cas échéant des réserves explicites, contrôler les produits livrés en tenant compte de la commande et du bon de livraison, enregistrer la réception dans le système d'information et transmettre les documents nécessaires aux personnes concernées.

Cette compétence s'exerce au quotidien au sein d'un magasin ou d'un entrepôt, seul ou en équipe, en relation avec les livreurs et les services internes. Elle implique du matériel de manutention et de l'outil informatique, et peut mobiliser un lecteur de codes-barres ou un terminal portable (chapitre 1.2).

Le référentiel demande aussi de respecter les consignes de tri et de récupération des déchets lors du nettoyage et du rangement de la zone de réception : cartons, films et palettes cassées ne s'accumulent pas devant les quais.

Le glossaire des référentiels définit le bon de livraison comme le document établi par le fournisseur, qui récapitule toutes les informations relatives au contenu de la livraison. Il est établi en deux exemplaires, dont seul l'intitulé change : le premier, « bon de livraison », est conservé par le fournisseur ; le second, « bon de réception », est conservé par le client.

Pour contrôler une livraison, on rapproche en général trois sources d'information :

Le référentiel demande de savoir identifier les documents de réception, de collecter ceux qui sont liés à la réception, et de connaître les circuits de transmission des documents et leur classement : un bon de réception perdu est une preuve en moins en cas de litige.

Le contrôle consiste à réaliser les rapprochements entre la marchandise et les documents et à identifier, selon le référentiel, les non-conformités des produits, les manquants, les surplus et les reliquats par rapport à la commande. En pratique :

• Manquant : moins de produits reçus que commandés ou déclarés sur le bon de livraison.
• Surplus : plus de produits reçus que commandés.
• Reliquat : la part d'une commande qui n'a pas été livrée et reste à livrer ultérieurement.
• Non-conformité : un produit qui ne correspond pas à ce qui est attendu (mauvaise référence, emballage détérioré, produit abîmé, palette instable).

On distingue souvent un contrôle quantitatif (compter les unités de manutention et les articles) et un contrôle qualitatif (état des emballages, intégrité, conformité à la référence). L'étendue du contrôle dépend des procédures de l'entreprise : sur une livraison volumineuse, tout compter peut ne pas être possible à l'arrivée du camion, d'où l'importance de la mention précise portée sur le document de transport.

Le référentiel demande aussi d'identifier les caractéristiques des produits à partir des pictogrammes de manutention et de stockage, et d'adapter la manutention à leur nature : fragile, à conserver au sec, ne pas gerber.

Lorsqu'une anomalie est constatée, le référentiel demande d'apposer des réserves explicites et justifiées sur un document de transport, et d'argumenter ces réserves ou réclamations auprès de son responsable. Une mention du type « colis abîmé » est trop vague ; une réserve utile précise le nombre de colis, le défaut constaté et, si possible, ce qui a été vérifié.

Le Code de commerce fixe un délai pour agir contre le transporteur (article L133-3) : la réception des objets transportés éteint toute action contre le voiturier pour avarie ou perte partielle si, dans les trois jours, non compris les jours fériés, qui suivent celui de la réception, le destinataire n'a pas notifié au voiturier, par acte extrajudiciaire ou par lettre recommandée, sa protestation motivée. Les stipulations contraires à cette règle sont nulles, sauf pour les transports internationaux.

Le même Code précise que le voiturier est garant de la perte des objets à transporter, hors cas de force majeure, et des avaries autres que celles qui proviennent du vice propre de la chose ou de la force majeure (article L133-1) : d'où l'intérêt de ne pas laisser passer le délai.

La réception commence par un déchargement. Le référentiel demande de décharger ou faire décharger la marchandise en utilisant les matériels de manutention et les équipements de protection individuelle dans le respect des règles de sécurité, et d'appliquer les principes de prévention des risques physiques liés à l'activité.

Lorsque la livraison est faite par une entreprise extérieure de transport, le déchargement est encadré par un document écrit, le protocole de sécurité (articles R4515-1 à R4515-11 du Code du travail), qui définit qui intervient, dans quelles conditions et avec quel équipement. Il est détaillé au chapitre 4.2.

Si la livraison contient des marchandises dangereuses, le référentiel demande de reconnaître l'étiquette de danger et la signalisation orange propres au transport de ces marchandises (formation de base du chapitre 1.3 de l'accord ADR) : en cas de doute, on ne décharge pas sans avoir prévenu le responsable. Voir la formation ADR sur le transport de matières dangereuses.

La réception n'est pas terminée tant que l'information n'est pas aussi à jour que la marchandise. Le référentiel liste les gestes : saisir les mouvements relatifs aux réceptions de produits dans le système d'information, rechercher les informations dans une base de données, transmettre les documents aux personnes concernées (service achats, comptabilité, responsable d'entrepôt).

Deux erreurs fréquentes à éviter : valider une réception avant d'avoir contrôlé (le système affiche alors un stock qui n'existe pas) et laisser en zone de réception des palettes non enregistrées (elles échappent à tout inventaire).

Le référentiel rappelle enfin que le magasinier « communique oralement ou par écrit » avec ses interlocuteurs : livreurs, collègues, responsable. Signaler une anomalie sans attendre fait partie de la compétence.

Ce raisonnement s'applique à toute réception : constater, écrire, enregistrer le réel, alerter.