4.1 Inventaire d'entrepôt : comptage, écarts et obligation annuelle

Le glossaire des référentiels définit l'inventaire comme la vérification et le comptage des articles d'un stock. Le référentiel de l'agent magasinier précise sa finalité : l'agent magasinier est « garant de la fiabilité du stock » ; il réalise des inventaires réguliers ou ponctuels, vérifie la conformité des produits, assure la cohérence entre les stocks physiques et les données du système d'information, en identifiant les écarts et en recherchant leur cause, et communique les résultats des contrôles au responsable.

L'inventaire sert donc à trois choses : savoir ce que l'on possède réellement, corriger le système quand il s'est écarté de la réalité, et repérer les causes d'erreur pour qu'elles ne se reproduisent pas. Le référentiel du préparateur de commandes indique que celui-ci « participe aux inventaires » en réalisant des comptages réguliers ou ponctuels et en vérifiant l'état et la conformité des produits en stock.

Un inventaire juste commence avant le comptage : par des mouvements correctement saisis (chapitre 1.2) et des produits rangés à la bonne adresse (chapitre 2.3).

Pour une entreprise commerçante, l'inventaire est aussi une obligation légale. L'article L123-12 du Code de commerce prévoit que toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l'enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise, et doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine. Elle établit ses comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire.

Les documents comptables relatifs à l'enregistrement des opérations et à l'inventaire sont établis et tenus sans blanc ni altération d'aucune sorte, et les documents comptables et pièces justificatives sont conservés pendant dix ans (article L123-22).

Cette obligation pèse sur l'entreprise, pas sur le magasinier à titre personnel : c'est ce qui explique que l'inventaire de fin d'année soit souvent une opération planifiée, avec des consignes précises. Le métier d'inventoriste existe d'ailleurs à part entière : voir la fiche métier.

Le référentiel distingue des inventaires réguliers et des inventaires ponctuels et demande de connaître « les différents types d'inventaires » sans les nommer. En pratique :

Quel que soit le type, la procédure interne prime : elle précise qui compte, avec quels documents, si les mouvements sont gelés pendant le comptage et à qui remonter les écarts. Ne la remplacez pas par vos habitudes.

Le référentiel du préparateur de commandes et celui de l'agent magasinier listent les savoir-faire : identifier les adresses de stockage, effectuer les comptages, identifier et réétiqueter les produits le cas échéant, reporter les résultats dans le système d'information, choisir les matériels de manutention et les EPI adaptés. Une démarche simple, en pratique :

1. Se placer à l'adresse indiquée sur la liste et vérifier l'étiquette de l'emplacement.
2. Compter les unités (colis, pièces, palettes) selon l'unité demandée par la liste : l'unité de comptage fait partie de la consigne.
3. Vérifier la conformité des produits : référence, état, date limite si elle existe.
4. Noter ou saisir le résultat sans le comparer mentalement au chiffre attendu.
5. Signaler toute anomalie visible (produit sans étiquette, emballage ouvert, palette instable).

Si le matériel de comptage ou d'accès demande un engin, il faut y être autorisé (module 4, chapitre 4.3) : on ne grimpe pas sur un rayonnage pour compter plus vite.

Le rapprochement entre le comptage et le système fait apparaître des écarts : quantité comptée moins quantité enregistrée. Un écart négatif signifie qu'il manque des produits par rapport au système ; un écart positif, qu'il y en a davantage.

Le référentiel demande de rechercher la cause de chaque écart. Les causes les plus courantes, que l'on explore dans cet ordre :

Le préparateur de commandes corrige les anomalies dans les limites de ses attributions ou alerte l'interlocuteur concerné ; les résultats sont communiqués au responsable. Ajuster un stock dans le système relève, selon les entreprises, d'une personne habilitée : on propose, on ne décide pas seul.

Ce petit cas montre pourquoi la recherche de cause précède la correction : deux écarts opposés sur deux adresses voisines n'indiquent pas une perte, mais un déplacement.

L'inventaire expose aux mêmes risques que le rangement et la préparation : manutention manuelle, circulation d'engins, charges en hauteur. Les référentiels demandent de choisir les matériels de manutention et les EPI adaptés, d'appliquer les principes de prévention des risques physiques et de maintenir les zones propres et rangées. Quelques points propres à l'inventaire :

• les allées de service ne sont pas accessibles aux piétons quand un chariot y évolue en élévation (chapitre 4.3) : on ne compte pas dans une allée où un engin travaille ;
• on ne déplace pas une palette pour la compter en dehors des règles de manutention ;
• le référentiel demande de connaître les risques liés aux gestes répétitifs et aux postures pénibles : un comptage long s'organise avec des pauses et une alternance des tâches ;
• tout élément défectueux sur un rayonnage (échelle déformée, verrou manquant) se signale immédiatement ; on ne le contourne pas.

Le calcul de l'ampleur d'un stock et de sa rotation relève de la gestion : voir le hub gestion des stocks.

Huit adresses sont comptées. Six sont conformes et deux présentent un écart.