2.3 Check-list, livret d'accueil et traçabilité

Le livret d'accueil n'est exigé par aucun article du Code du travail. C'est pourtant le support le plus pratique pour transmettre par écrit l'information prévue par les articles L4141-1 et R4141-3-1.

Contenu recommandé

• Plan du site, circulations piétons et engins, zones à accès restreint.
• Consignes incendie et d'évacuation, point de rassemblement, personnes chargées de l'évacuation.
• Conduite à tenir en cas d'accident, secouristes, numéros d'urgence (15, 18, 112).
• Modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques.
• Rôle du service de prévention et de santé au travail et des représentants du personnel.
• Dispositions du règlement intérieur relatives à la santé et à la sécurité : le règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises d'au moins 50 salariés (L1311-2).
• Interlocuteurs : tuteur, responsable, RH, sécurité.

Un livret court et lu vaut mieux qu'un livret exhaustif rangé dans un tiroir : ce qui relève du poste va dans la check-list et la notice de poste, pas dans le livret général.

La check-list sert de fil conducteur au tuteur et de mémoire pour l'entreprise. Construite sur les trois domaines de l'article R4141-3, elle garantit qu'aucun n'est oublié.

Chaque ligne indique qui transmet, quand, et une case de validation. Les points exigeant une démonstration pratique sont signalés comme tels : ils ne se valident pas par une simple lecture.

En cas d'accident ou de contrôle de l'inspection du travail, la question sera : qu'a-t-on transmis à ce salarié, quand, et comment s'en est-on assuré ? Une feuille signée « accueil sécurité effectué » ne répond à aucune de ces questions.

Une trace solide mentionne

• le nom du salarié, son poste, son contrat ;
• la ou les dates et la durée ;
• le contenu détaillé (renvoi à la check-list complétée) ;
• la personne qui a formé ;
• la façon dont la compréhension a été vérifiée (démonstration réalisée par le salarié, questions) ;
• les signatures du salarié et du formateur.

Le Code du travail ne fixe aucune durée de conservation pour les traces d'accueil sécurité. Le bon repère est la durée pendant laquelle l'employeur peut avoir à prouver qu'il a formé.

• L'action en reconnaissance de la faute inexcusable se prescrit par deux ans (article L431-2 du Code de la sécurité sociale), un délai qui ne court qu'à partir de certains événements (fin des indemnités journalières, par exemple) et peut donc intervenir longtemps après l'accueil.
• Les délits se prescrivent par six ans (article 8 du Code de procédure pénale).

En pratique, conserver les traces pendant toute la durée du contrat, puis plusieurs années après son terme, est la position prudente. Les formations qui entrent dans le périmètre du passeport de prévention (L4141-5) y sont en outre déclarées, selon le calendrier de déploiement en cours.

• Extrait du DUERP pour le poste : les risques identifiés et les mesures prévues. Le tuteur doit l'avoir lu avant l'arrivée. Si le document unique n'est pas à jour, c'est le premier chantier : le générateur de DUERP aide à le structurer.
• Modes opératoires et consignes écrites des tâches à risques.
• Notice de poste : obligatoire pour chaque poste ou situation exposant à des agents chimiques dangereux. Elle informe des risques et des dispositions prises, rappelle les règles d'hygiène et, le cas échéant, les consignes d'emploi des équipements de protection (R4412-39).
• Notices d'instructions des machines et équipements utilisés.
• Liste des postes à risques particuliers (L4154-2) si l'arrivant est en CDD, intérimaire ou stagiaire.

Vidéos, modules en ligne, quiz d'accueil : ces supports sont utiles pour l'information générale et pour vérifier des connaissances. Ils ne suffisent pas à remplir l'obligation de formation.

La circulation se forme elle aussi sur les lieux de travail (R4141-11) : une visite réelle du site reste indispensable, même après une vidéo.