5.2 Entretien professionnel : ce que le Code du travail impose

Selon l'article L6315-1, chaque salarié bénéficie d'un entretien de parcours professionnel. Le premier a lieu au cours de la première année qui suit l'embauche, et le salarié en est averti dès son recrutement. Ensuite, un entretien est organisé tous les quatre ans pour le salarié qui reste dans la même entreprise.

Le texte permet à un accord d'entreprise ou, à défaut, de branche de fixer une autre périodicité, sans dépasser quatre ans. La convention collective ou l'accord applicable peut donc prévoir des entretiens plus rapprochés.

L'entretien professionnel est tourné vers l'avenir du salarié dans et hors de l'entreprise. Le texte en précise l'objet, et exclut explicitement un sujet.

Ce point guide le manager : un entretien professionnel qui glisse vers « les résultats de l'année » change de nature. Le chapitre suivant traite l'évaluation séparément.

Les modalités pratiques (calendrier, trame, qui conduit quel entretien) se règlent donc en interne. Quand le manager de proximité conduit l'entretien, il applique une trame définie par l'entreprise ; quand il ne le conduit pas, il peut en nourrir la préparation par ce qu'il connaît du poste et des besoins de l'équipe.

Au-delà de l'échéance régulière, L6315-1 prévoit des situations qui déclenchent un entretien.

Après certaines absences

L'entretien est proposé systématiquement au salarié qui reprend son activité après l'une des périodes suivantes, à condition qu'il n'ait eu aucun entretien de parcours professionnel dans les douze mois précédant sa reprise :

• congé de maternité ou d'adoption, congé supplémentaire de naissance ;
• congé parental d'éducation, congé de proche aidant, congé sabbatique ;
• période de mobilité volontaire sécurisée, période d'activité à temps partiel (L1225-47) ;
• arrêt longue maladie, mandat syndical.

Après la visite médicale de mi-carrière

L'entretien se tient dans les deux mois qui suivent cette visite. L'employeur n'a pas accès aux données de santé du salarié : le manager n'a donc pas à interroger le salarié sur sa santé, ni à demander le contenu de la visite. Les mesures éventuellement proposées par le médecin du travail peuvent être abordées, ainsi que l'adaptation du poste ou la prévention de l'usure professionnelle.

À l'approche des 60 ans

Pour le premier entretien qui intervient dans les deux ans précédant le 60e anniversaire, le texte ajoute le maintien dans l'emploi et les aménagements de fin de carrière.

Tous les huit ans, l'entretien est complété par un état des lieux récapitulatif du parcours. Il vérifie que le salarié a bénéficié des entretiens prévus au cours de la période et apprécie trois éléments.

Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, si le salarié n'a pas eu les entretiens prévus ni suivi au moins une formation (hors formations obligatoires), son compte personnel de formation est abondé dans les conditions prévues par le Code du travail. Cette conséquence relève de l'employeur, pas du manager de proximité, mais elle explique l'importance de la traçabilité des entretiens.

Un accord peut prévoir d'autres modalités d'appréciation du parcours que ces trois critères : la convention collective ou l'accord d'entreprise reste à consulter.

Selon l'organisation de l'entreprise, le chef d'équipe conduit lui-même l'entretien ou y contribue. Dans les deux cas, trois gestes reviennent.

1. Préparer. Rassembler les éléments utiles au parcours : poste occupé, formations déjà suivies, évolutions possibles dans l'équipe. Pas de bilan de performance.
2. Conduire dans le périmètre du texte. Écouter les souhaits d'évolution et les besoins de formation, sans les promettre ; renvoyer ce qui dépasse sa décision vers les RH.
3. Tracer. Le document écrit est remis au salarié ; une copie conservée dans le dossier permet de prouver que l'entretien a eu lieu.

Situation fictive, construite pour illustrer le chapitre.

Un salarié raconte lors de l'entretien qu'il souhaite devenir technicien de maintenance. Le chef d'équipe ne peut pas lui garantir ce poste. Il peut noter le souhait, en rendre compte, et signaler le besoin de formation à la personne qui gère le plan de formation : l'entretien a rempli son rôle.

Pour décider si l'entretien est dû dans une situation précise, l'arbre décisionnel « Dois-je organiser un entretien professionnel ? » guide pas à pas. Pour structurer un document de préparation, le générateur de grille d'entretien propose une trame modifiable avec export PDF ; la périodicité à retenir reste celle du Code du travail ou de l'accord applicable.