4.2 Procédure disciplinaire : informer, convoquer, notifier

L'article L1332-1 pose le principe : aucune sanction ne peut être prise à l'encontre du salarié sans que celui-ci soit informé, dans le même temps et par écrit, des griefs retenus contre lui.

Trois mots comptent dans cette phrase.

• « Aucune » : la règle vaut pour toute sanction au sens de L1331-1, y compris l'avertissement (voir le chapitre 4.1).
• « Par écrit » : une annonce orale ne suffit pas.
• « Griefs retenus » : les faits reprochés doivent être identifiables. D'où l'importance, pour le manager, de les décrire de manière factuelle dès qu'il les constate.

Cette règle fait partie des droits de la défense que le règlement intérieur doit rappeler (L1321-2).

L'article L1332-2 organise l'entretien préalable. En reformulant, lorsque l'employeur envisage une sanction, il convoque le salarié à un entretien en précisant l'objet de la convocation, sauf pour un avertissement ou une sanction de même nature qui n'a pas d'incidence, immédiate ou non, sur la présence du salarié dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération.

Dans l'entreprise, la personne qui conduit l'entretien est celle que l'employeur a désignée. Le manager peut y être associé, mais il n'en est pas l'interlocuteur obligé.

L'article L1332-2 encadre le délai entre l'entretien et la sanction. En reformulant, la sanction ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables ni plus d'un mois après le jour fixé pour l'entretien.

Le calcul exact des jours ouvrables et la gestion de cas particuliers (entretien reporté, absence du salarié) relèvent du service des ressources humaines. Un site de formation n'a pas vocation à trancher un calendrier individuel.

Pour le manager, le point à retenir est ailleurs : la procédure a des délais, donc les faits doivent être connus à temps de ceux qui la mènent.

L'article L1332-4 limite dans le temps les poursuites disciplinaires. En reformulant, aucun fait fautif ne peut donner lieu à lui seul à une procédure disciplinaire au-delà de deux mois à compter du jour où l'employeur en a eu connaissance, à moins que ce fait ait donné lieu, dans le même délai, à l'exercice de poursuites pénales.

Le point de départ est la connaissance des faits par l'employeur. À quel moment cette connaissance est acquise, notamment quand un fait a d'abord été porté à la connaissance d'un encadrant, est une question d'appréciation que seul le juge tranche au vu des circonstances. Cette formation ne la tranche pas.

Ce que le manager peut en retenir sans risque d'erreur : une remontée rapide et écrite des faits est utile à tous, puisque le délai de prescription court et que l'employeur ne peut agir que sur ce qu'il connaît.

Il arrive que les faits reprochés rendent nécessaire une mesure immédiate. L'article L1332-3 du Code du travail vise le cas d'une « mesure conservatoire de mise à pied à effet immédiat ». En reformulant, dans ce cas, aucune sanction définitive ne peut être prononcée pour ces faits sans que la procédure de L1332-2 ait été respectée. Le texte est consultable sur Légifrance.

Cette mesure est décidée par l'employeur ou son représentant, jamais improvisée sur le terrain. Pour approfondir la distinction avec la mise à pied disciplinaire, voir l'article du blog mise à pied conservatoire et mise à pied disciplinaire.

Situation fictive, construite pour illustrer le chapitre.

Un chef d'équipe constate un mardi un manquement à une consigne de sécurité par un coéquipier, déjà rappelé oralement auparavant. Il agit en trois temps.

1. Le jour même : il note les faits (date, heure, lieu, consigne concernée, personnes présentes) sans qualification ni jugement.
2. Sans attendre : il transmet cette note à sa hiérarchie ou aux ressources humaines, selon le circuit de l'entreprise.
3. Ensuite : l'employeur décide de la suite et, s'il envisage une sanction, applique la procédure. Le manager reste disponible pour apporter des précisions factuelles.

Six écarts que les textes permettent de repérer

Chacun de ces écarts est contraire au texte cité ; les conséquences d'une irrégularité dépendent de chaque dossier et de l'appréciation du juge.

Cette conduite ne garantit aucun résultat, car chaque dossier dépend de ses faits et du texte applicable dans l'entreprise. Elle respecte en revanche les règles du jeu : celui qui décide est informé vite, par écrit, et sur des faits.